Trong quá trình chuyển đổi số và đồng bộ dữ liệu giữa các hệ thống dịch vụ công, doanh nghiệp khi thực hiện một số thủ tục hành chính trực tuyến, bao gồm các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh, có thể được yêu cầu đăng nhập, thao tác và nộp hồ sơ bằng tài khoản định danh điện tử của tổ chức/doanh nghiệp.
Việc đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp giúp xác thực tư cách pháp lý của tổ chức khi thực hiện thủ tục trực tuyến, hạn chế tình trạng sử dụng tài khoản cá nhân hoặc tài khoản cũ không còn phù hợp với quy định mới.
Tài khoản định danh doanh nghiệp là gì?
Tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp là tài khoản được cấp cho cơ quan, tổ chức để sử dụng trong các giao dịch điện tử, thủ tục hành chính và dịch vụ công trực tuyến.
Thông qua tài khoản này, doanh nghiệp có thể xác thực thông tin tổ chức, người đại diện, người được ủy quyền và thực hiện các thủ tục trực tuyến theo quy định của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Vì sao doanh nghiệp cần thực hiện định danh?
Doanh nghiệp cần chủ động thực hiện định danh điện tử để:
- Đảm bảo điều kiện đăng nhập và thao tác trên các hệ thống dịch vụ công trực tuyến;
- Phục vụ việc nộp hồ sơ, theo dõi và xử lý các thủ tục hành chính của doanh nghiệp;
- Đồng bộ thông tin pháp lý của doanh nghiệp với hệ thống định danh và xác thực điện tử;
- Hạn chế gián đoạn khi thực hiện các thủ tục liên quan đến xuất nhập cảnh, lao động nước ngoài, visa, giấy phép lao động và các thủ tục hành chính khác.
Đối với các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện hồ sơ cho người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật hoặc người phụ thuộc, việc hoàn tất định danh doanh nghiệp là bước quan trọng để tránh phát sinh vướng mắc khi hệ thống yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản định danh tổ chức.
Ai có thể thực hiện đăng ký định danh doanh nghiệp?
Người thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp có thể là:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; hoặc
- Người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền thực hiện thủ tục.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, việc đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức cần có sự đồng ý của toàn bộ người đại diện theo pháp luật khác theo quy định.
Hồ sơ, thông tin doanh nghiệp cần chuẩn bị
Trước khi thực hiện thủ tục định danh doanh nghiệp, doanh nghiệp nên kiểm tra và chuẩn bị các thông tin sau:
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế;
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Thông tin người đại diện theo pháp luật;
- Số điện thoại và email liên hệ của doanh nghiệp;
- Tài khoản định danh điện tử mức độ 02 của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền;
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp người thực hiện thủ tục không phải là người đại diện theo pháp luật;
- Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 nếu thực hiện theo hình thức nộp trực tiếp.
Doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ thông tin trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và thông tin thực tế đang sử dụng để hạn chế trường hợp hồ sơ phải bổ sung, xác minh hoặc xử lý lại do sai lệch dữ liệu.
Quy trình thực hiện thủ tục định danh doanh nghiệp
Bước 1: Kiểm tra tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký
Người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền cần có tài khoản định danh điện tử mức độ 02 để đăng nhập và thực hiện đăng ký định danh cho doanh nghiệp.
Nếu người thực hiện chưa có tài khoản định danh điện tử mức độ 02, cần hoàn tất thủ tục cấp tài khoản cá nhân trước khi đăng ký định danh tổ chức.
Bước 2: Đăng nhập ứng dụng VNeID
Người thực hiện đăng ký truy cập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử cá nhân mức độ 02.
Sau khi đăng nhập, chọn chức năng liên quan đến định danh tổ chức và thực hiện theo hướng dẫn trên ứng dụng.
Bước 3: Chọn hình thức đăng ký định danh tổ chức
Tại mục định danh tổ chức, người thực hiện chọn đăng ký tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức/doanh nghiệp.
Hệ thống có thể yêu cầu xác định vai trò của người kê khai, gồm người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền.
Bước 4: Nhập thông tin doanh nghiệp
Người thực hiện kê khai các thông tin của doanh nghiệp theo hướng dẫn trên hệ thống, bao gồm thông tin nhận diện tổ chức, mã số doanh nghiệp/mã số thuế, thông tin người đại diện và thông tin liên hệ.
Doanh nghiệp cần nhập thông tin chính xác, thống nhất với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và các giấy tờ pháp lý liên quan.
Bước 5: Xác nhận và gửi yêu cầu đăng ký
Sau khi hoàn tất kê khai, người thực hiện kiểm tra lại toàn bộ thông tin trước khi gửi yêu cầu đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
Trường hợp doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật, cần bảo đảm việc đăng ký được thực hiện sau khi có sự đồng ý của các người đại diện theo pháp luật còn lại theo quy định.
Bước 6: Cơ quan có thẩm quyền kiểm tra, xác thực thông tin
Sau khi tiếp nhận yêu cầu, cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ kiểm tra, xác thực thông tin của doanh nghiệp trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về đăng ký doanh nghiệp, cơ sở dữ liệu quốc gia và các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác.
Nếu thông tin doanh nghiệp chưa có hoặc chưa đủ cơ sở xác thực, cơ quan có thẩm quyền có thể thực hiện xác minh thông tin trước khi cấp tài khoản.
Bước 7: Nhận thông báo kết quả
Kết quả đăng ký tài khoản định danh điện tử của doanh nghiệp được thông báo cho người thực hiện đăng ký qua ứng dụng VNeID, số thuê bao di động chính chủ hoặc địa chỉ email đã đăng ký.
Trường hợp hồ sơ chưa đủ điều kiện cấp tài khoản định danh điện tử, cơ quan có thẩm quyền sẽ thông báo bằng văn bản, tin nhắn hoặc qua tài khoản định danh điện tử của người thực hiện đăng ký.
Bước 8: Kích hoạt tài khoản định danh doanh nghiệp
Sau khi nhận được thông báo cấp tài khoản, doanh nghiệp cần thực hiện kích hoạt tài khoản định danh điện tử theo hướng dẫn trên ứng dụng VNeID.
Việc kích hoạt nên được thực hiện sớm để doanh nghiệp có thể sử dụng tài khoản khi thao tác trên các hệ thống dịch vụ công trực tuyến.
Thời gian xử lý thủ tục định danh doanh nghiệp
Theo quy định, thời hạn giải quyết thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho cơ quan, tổ chức là:
- Không quá 03 ngày làm việc đối với trường hợp thông tin cần xác thực về tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành;
- Không quá 15 ngày đối với trường hợp thông tin về tổ chức chưa có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành và cần xác minh thêm.
Trên thực tế, thời gian hoàn tất có thể phụ thuộc vào tình trạng tài khoản định danh cá nhân của người thực hiện, mức độ chính xác của thông tin doanh nghiệp, tình trạng đồng bộ dữ liệu và yêu cầu xử lý của cơ quan có thẩm quyền.
Lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp nên chủ động thực hiện định danh điện tử sớm, đặc biệt nếu thường xuyên phát sinh các thủ tục liên quan đến người nước ngoài, bao gồm:
- Thủ tục visa Việt Nam;
- Thủ tục gia hạn visa, thẻ tạm trú;
- Thủ tục giấy phép lao động;
- Thủ tục bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh;
- Thủ tục liên quan đến chuyên gia, nhà quản lý, lao động kỹ thuật và người phụ thuộc.
Việc chậm hoàn tất tài khoản định danh doanh nghiệp có thể ảnh hưởng đến quá trình đăng nhập, nộp hồ sơ hoặc theo dõi kết quả trên các hệ thống dịch vụ công khi hệ thống yêu cầu sử dụng tài khoản định danh tổ chức.
Trường hợp doanh nghiệp có người đại diện pháp luật là người nước ngoài
Đối với doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, người đại diện cần thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 02 dành cho người nước ngoài trước, sau đó mới thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức theo quy định.
Đây là nhóm hồ sơ có thể phát sinh thêm bước xử lý, do đó doanh nghiệp nên kiểm tra trước tình trạng cư trú, giấy tờ xuất nhập cảnh và khả năng thực hiện định danh của người đại diện pháp luật để có phương án phù hợp.
Nhị Gia hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Với kinh nghiệm hỗ trợ doanh nghiệp trong các thủ tục visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và hồ sơ cho người nước ngoài tại Việt Nam, Nhị Gia có thể đồng hành cùng doanh nghiệp trong việc rà soát tình trạng hồ sơ, hướng dẫn chuẩn bị thông tin và hỗ trợ doanh nghiệp thực hiện các bước cần thiết khi hệ thống dịch vụ công yêu cầu tài khoản định danh tổ chức.
Thời gian theo quy định đối với thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp là 03 ngày làm việc hoặc 15 ngày tùy trường hợp xác thực dữ liệu. Thời gian thực tế khi sử dụng dịch vụ sẽ được Nhị Gia tư vấn sau khi kiểm tra tình trạng hồ sơ, tài khoản định danh cá nhân của người thực hiện, thông tin pháp lý doanh nghiệp và yêu cầu cụ thể của cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần hỗ trợ kiểm tra và thực hiện thủ tục định danh doanh nghiệp có thể liên hệ Nhị Gia để được tư vấn theo từng trường hợp cụ thể.
