Trong quá trình đồng bộ dữ liệu và chuyển đổi phương thức đăng nhập trên các hệ thống dịch vụ công, doanh nghiệp khi thực hiện thủ tục hành chính trực tuyến có thể được yêu cầu sử dụng tài khoản định danh điện tử của tổ chức/doanh nghiệp. Đối với doanh nghiệp có người đại diện theo pháp luật là người nước ngoài, quy trình định danh tổ chức có điểm khác biệt quan trọng: người đại diện pháp luật là người nước ngoài cần thực hiện định danh điện tử mức độ 02 cho cá nhân trước, sau đó mới thực hiện đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
Đây là bước doanh nghiệp cần chủ động kiểm tra và chuẩn bị sớm, đặc biệt đối với các doanh nghiệp thường xuyên thực hiện thủ tục liên quan đến visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú, bảo lãnh nhập cảnh hoặc hồ sơ cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Vì sao doanh nghiệp có người đại diện pháp luật là người nước ngoài cần lưu ý?
Theo quy trình định danh tổ chức, người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền cần sử dụng tài khoản định danh điện tử mức độ 02 để đăng nhập và gửi yêu cầu đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
Với doanh nghiệp có người đại diện pháp luật là công dân Việt Nam, bước này thường được thực hiện thông qua tài khoản VNeID cá nhân của người đại diện.
Tuy nhiên, nếu người đại diện pháp luật là người nước ngoài, doanh nghiệp cần kiểm tra trước việc người đại diện đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 02 dành cho người nước ngoài hay chưa. Nếu chưa có, người đại diện cần hoàn tất thủ tục định danh cá nhân trước khi doanh nghiệp thực hiện định danh tổ chức.
Trình tự thực hiện định danh tổ chức trong trường hợp người đại diện pháp luật là người nước ngoài
Bước 1: Kiểm tra thông tin người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp
Doanh nghiệp cần kiểm tra thông tin người đại diện theo pháp luật trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp và các hồ sơ pháp lý liên quan, bao gồm:
- Họ tên người đại diện theo pháp luật;
- Quốc tịch;
- Số hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế;
- Chức danh;
- Tình trạng cư trú tại Việt Nam;
- Thông tin liên hệ đang sử dụng.
Việc kiểm tra này giúp doanh nghiệp xác định đúng người có thẩm quyền thực hiện hoặc ủy quyền thực hiện thủ tục định danh tổ chức.
Bước 2: Người đại diện pháp luật là người nước ngoài thực hiện định danh điện tử mức độ 02
Trước khi đăng ký định danh cho doanh nghiệp, người đại diện pháp luật là người nước ngoài cần thực hiện thủ tục đăng ký tài khoản định danh điện tử mức độ 02 dành cho người nước ngoài.
Người nước ngoài thực hiện thủ tục này trực tiếp tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Bộ Công an hoặc Công an cấp tỉnh theo quy định.
Khi đi thực hiện thủ tục, người nước ngoài nên chuẩn bị các giấy tờ, thông tin cơ bản như:
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế còn hiệu lực;
- Giấy tờ chứng minh tình trạng cư trú tại Việt Nam, nếu có;
- Số điện thoại liên hệ;
- Email liên hệ;
- Các thông tin cá nhân cần thiết theo hướng dẫn của cơ quan tiếp nhận.
Tùy từng trường hợp thực tế, cơ quan có thẩm quyền có thể kiểm tra thêm thông tin về ảnh khuôn mặt, vân tay hoặc dữ liệu xuất nhập cảnh của người nước ngoài.
Bước 3: Nhận kết quả và kích hoạt tài khoản định danh điện tử cá nhân
Sau khi hoàn tất đăng ký, người đại diện pháp luật là người nước ngoài cần theo dõi kết quả cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02.
Kết quả có thể được thông báo qua ứng dụng định danh quốc gia, số điện thoại hoặc email đã đăng ký, tùy theo phương thức tiếp nhận và xử lý của cơ quan có thẩm quyền.
Sau khi được cấp tài khoản, người nước ngoài cần thực hiện kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn để có thể sử dụng khi đăng ký định danh tổ chức.
Bước 4: Đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp
Sau khi người đại diện pháp luật là người nước ngoài đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 02, doanh nghiệp có thể thực hiện bước đăng ký tài khoản định danh điện tử cho tổ chức.
Người thực hiện có thể là:
- Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp; hoặc
- Người được người đại diện theo pháp luật ủy quyền thực hiện thủ tục.
Người thực hiện đăng nhập ứng dụng VNeID bằng tài khoản định danh điện tử mức độ 02, chọn chức năng đăng ký định danh tổ chức và kê khai thông tin doanh nghiệp theo hướng dẫn.
Bước 5: Chuẩn bị thông tin doanh nghiệp để kê khai
Doanh nghiệp cần chuẩn bị và kiểm tra trước các thông tin sau:
- Mã số doanh nghiệp/mã số thuế;
- Tên đầy đủ của doanh nghiệp;
- Địa chỉ trụ sở chính;
- Thông tin người đại diện theo pháp luật;
- Thông tin người được ủy quyền, nếu có;
- Số điện thoại và email liên hệ của doanh nghiệp;
- Văn bản ủy quyền trong trường hợp người thực hiện không phải là người đại diện theo pháp luật;
- Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử dùng cho cơ quan, tổ chức theo mẫu TK02 nếu thực hiện theo hình thức nộp trực tiếp.
Thông tin kê khai cần thống nhất với dữ liệu đăng ký doanh nghiệp và hồ sơ pháp lý hiện hành để hạn chế trường hợp bị yêu cầu xác minh, bổ sung hoặc điều chỉnh.
Bước 6: Gửi yêu cầu và theo dõi kết quả
Sau khi hoàn tất kê khai, người thực hiện kiểm tra lại toàn bộ thông tin và gửi yêu cầu đăng ký tài khoản định danh điện tử cho doanh nghiệp.
Cơ quan quản lý định danh và xác thực điện tử sẽ kiểm tra, xác thực thông tin của tổ chức trong cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và các nguồn dữ liệu có liên quan.
Doanh nghiệp cần theo dõi kết quả qua ứng dụng VNeID, số điện thoại hoặc email đã đăng ký để kịp thời xử lý nếu có yêu cầu bổ sung, xác minh hoặc điều chỉnh thông tin.
Bước 7: Kích hoạt và sử dụng tài khoản định danh tổ chức
Sau khi được cấp tài khoản định danh điện tử tổ chức, doanh nghiệp cần thực hiện kích hoạt tài khoản theo hướng dẫn.
Tài khoản này sẽ được sử dụng để đăng nhập, thao tác và thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến theo yêu cầu của từng hệ thống dịch vụ công.
Đối với doanh nghiệp thường xuyên xử lý hồ sơ cho người nước ngoài, việc hoàn tất tài khoản định danh tổ chức giúp hạn chế gián đoạn khi thực hiện các thủ tục như:
- Bảo lãnh người nước ngoài nhập cảnh;
- Xin visa Việt Nam;
- Gia hạn visa;
- Xin cấp thẻ tạm trú;
- Xin cấp giấy phép lao động;
- Gia hạn giấy phép lao động;
- Thực hiện các thủ tục hành chính trực tuyến khác của doanh nghiệp.
Thời gian xử lý theo quy định
Đối với thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử mức độ 02 cho người nước ngoài, thời hạn xử lý theo quy định là không quá 03 ngày làm việc trong trường hợp đã có thông tin về ảnh khuôn mặt, vân tay trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh.
Đối với thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho tổ chức, thời hạn xử lý theo quy định là:
- Không quá 03 ngày làm việc nếu thông tin của tổ chức đã có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành;
- Không quá 15 ngày nếu thông tin của tổ chức chưa có trong cơ sở dữ liệu quốc gia hoặc cơ sở dữ liệu chuyên ngành và cần xác minh thêm.
Trên thực tế, thời gian hoàn tất có thể phụ thuộc vào tình trạng hồ sơ của người đại diện pháp luật là người nước ngoài, dữ liệu xuất nhập cảnh, thông tin doanh nghiệp, tình trạng tài khoản VNeID và yêu cầu xử lý của cơ quan có thẩm quyền.
Những lưu ý quan trọng cho doanh nghiệp
Doanh nghiệp có người đại diện pháp luật là người nước ngoài nên chủ động kiểm tra sớm các nội dung sau:
- Người đại diện pháp luật đã có tài khoản định danh điện tử mức độ 02 dành cho người nước ngoài hay chưa;
- Thông tin hộ chiếu, quốc tịch, chức danh và tình trạng cư trú có thống nhất với hồ sơ doanh nghiệp hay không;
- Người đại diện pháp luật có đang ở Việt Nam để thực hiện thủ tục trực tiếp hay không;
- Doanh nghiệp có cần ủy quyền cho người khác thực hiện đăng ký định danh tổ chức hay không;
- Thông tin doanh nghiệp trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp có đang chính xác, cập nhật hay không;
- Doanh nghiệp có nhiều người đại diện theo pháp luật hay không và có cần sự đồng ý của các người đại diện khác hay không.
Việc chuẩn bị không đầy đủ có thể khiến doanh nghiệp mất thêm thời gian xử lý, đặc biệt trong trường hợp người đại diện pháp luật là người nước ngoài không thường xuyên có mặt tại Việt Nam hoặc chưa hoàn tất tài khoản định danh cá nhân.
Nhị Gia hỗ trợ doanh nghiệp như thế nào?
Nhị Gia hỗ trợ doanh nghiệp rà soát tình trạng hồ sơ, kiểm tra thông tin người đại diện pháp luật là người nước ngoài, hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ định danh điện tử cá nhân và định danh tổ chức theo từng trường hợp cụ thể.
Với kinh nghiệm trong lĩnh vực visa, giấy phép lao động, thẻ tạm trú và thủ tục cho người nước ngoài tại Việt Nam, Nhị Gia có thể hỗ trợ doanh nghiệp hạn chế sai sót khi chuẩn bị thông tin, đặc biệt đối với các doanh nghiệp FDI, văn phòng đại diện, chi nhánh hoặc doanh nghiệp có yếu tố nước ngoài.
Thời gian theo quy định đối với từng thủ tục sẽ phụ thuộc vào loại hồ sơ và tình trạng dữ liệu cần xác thực. Thời gian thực tế khi sử dụng dịch vụ sẽ được Nhị Gia tư vấn sau khi kiểm tra hồ sơ, tình trạng cư trú của người đại diện pháp luật, thông tin doanh nghiệp và yêu cầu cụ thể của cơ quan có thẩm quyền.
Doanh nghiệp cần hỗ trợ định danh tổ chức trong trường hợp người đại diện pháp luật là người nước ngoài có thể liên hệ Nhị Gia để được tư vấn và hướng dẫn kịp thời.
