Trong bối cảnh thị trường lao động biến động, việc người nước ngoài nghỉ việc hoặc chuyển đổi công việc diễn ra phổ biến. Khi đó, doanh nghiệp bảo lãnh có trách nhiệm thực hiện các thủ tục pháp lý để chấm dứt tư cách cư trú của lao động đó dưới danh nghĩa công ty mình. Vậy quy trình trả và thu hồi thẻ tạm trú của người nước ngoài diễn ra như thế nào? Quy trình và hồ sơ cần chuẩn bị những gì?
Quy định về trả và thu hồi thẻ tạm trú mới 2026
Căn cứ pháp lý cập nhật mới 2026:
- Luật Nhập cảnh, xuất cảnh, quá cảnh, cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam số 47/2014/QH13, được sửa đổi, bổ sung năm 2019 (Luật số 51/2019/QH14) và năm 2023 (Luật số 23/2023/QH15).
- Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định về lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam (có hiệu lực từ 07/08/2025, thay thế Nghị định 152/2020 và 70/2023).
- Thông tư 87/2026/TT-BCA về khai báo và tiếp nhận thông tin tạm trú (có hiệu lực từ ngày 24/07/2026)
Doanh nghiệp có được tự hủy thẻ tạm trú không?
Doanh nghiệp không phải là cơ quan cấp thẻ nên không có thẩm quyền tự ra quyết định hủy hoặc xóa giá trị của thẻ tạm trú. Theo Điều 31, Khoản 3 của Luật số 47/2014/QH13, chỉ có cơ quan quản lý xuất nhập cảnh mới có quyền hủy bỏ hoặc rút ngắn thời hạn tạm trú của người nước ngoài.
Khi người nước ngoài chấm dứt công việc, doanh nghiệp có trách nhiệm:
- Thu lại thẻ tạm trú bản gốc nếu có thể;
- Thông báo việc người nước ngoài đã nghỉ việc hoặc chấm dứt hợp đồng;
- Đề nghị Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh xử lý thẻ đã cấp;
- Phối hợp thực hiện thủ tục cư trú hoặc xuất cảnh nếu có yêu cầu;
- Xử lý giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động.
Điểm quan trọng cần phân biệt: Không phải mọi người nước ngoài làm việc tại doanh nghiệp đều sử dụng thẻ tạm trú do doanh nghiệp đó bảo lãnh. Một số trường hợp cư trú theo diện đầu tư, thăm thân hoặc căn cứ độc lập khác. Doanh nghiệp cần kiểm tra ký hiệu thẻ, đơn vị bảo lãnh và căn cứ cấp thẻ trước khi thực hiện.
Các trường hợp doanh nghiệp phải thu hồi Thẻ tạm trú (TRC)
Doanh nghiệp bảo lãnh có quyền và nghĩa vụ làm văn bản thông báo cho Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh về việc thu hồi và hủy thẻ tạm trú còn thời hạn trong các trường hợp:
- Người lao động chấm dứt hợp đồng lao động trước thời hạn hoặc đúng hạn.
- Người lao động tự ý nghỉ việc, bỏ việc mà không có lý do chính đáng.
- Doanh nghiệp đơn phương chấm dứt hợp đồng lao động hoặc sa thải người lao động.
- Người lao động bị trục xuất theo bản án hoặc quyết định của cơ quan có thẩm quyền.
Quy trình thu hồi thẻ tạm trú của người nước ngoài
Doanh nghiệp cần phối hợp với Cơ quan quản lý xuất nhập cảnh để thực hiện các bước sau:
Bước 1: Xác định căn cứ chấm dứt bảo lãnh
Doanh nghiệp cần xác định chính xác:
- Ngày chấm dứt hợp đồng lao động;
- Lý do chấm dứt;
- Ký hiệu và thời hạn thẻ tạm trú;
- Đơn vị đứng tên bảo lãnh;
- Tình trạng giấy phép lao động;
- Nơi lưu trú hiện tại của người nước ngoài;
- Kế hoạch xuất cảnh hoặc chuyển sang đơn vị mới.
Ngày chấm dứt hợp đồng là dữ liệu quan trọng để tính thời hạn xử lý giấy phép lao động và giải trình quá trình chấm dứt bảo lãnh.
Bước 2: Thu hồi giấy phép lao động
Theo Điều 30 và Điều 31 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, khi giấy phép lao động hết hiệu lực do thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 30, người sử dụng lao động phải thu hồi giấy phép để nộp lại cơ quan có thẩm quyền đã cấp.
Thời hạn thực hiện là 15 ngày kể từ ngày giấy phép lao động hết hiệu lực. Hồ sơ cần kèm văn bản báo cáo trường hợp thu hồi. Nếu không thu hồi được giấy phép bản gốc, doanh nghiệp phải nêu rõ lý do.
Đối với người có giấy xác nhận không thuộc diện cấp giấy phép lao động, doanh nghiệp cũng cần kiểm tra nghĩa vụ thu hồi theo Điều 32 và Điều 33 Nghị định 219/2025/NĐ-CP.
Bước 3: Yêu cầu bàn giao thẻ tạm trú
Doanh nghiệp thông báo cho người lao động về việc bàn giao:
- Thẻ tạm trú bản gốc;
- Giấy phép lao động hoặc giấy xác nhận miễn giấy phép lao động;
- Hộ chiếu trong trường hợp cần thực hiện thủ tục cấp thị thực hoặc gia hạn tạm trú;
- Các giấy tờ khác do doanh nghiệp quản lý hợp pháp.
Việc tiếp nhận hộ chiếu chỉ nên thực hiện để phục vụ một thủ tục cụ thể, có biên bản bàn giao và hoàn trả rõ ràng. Doanh nghiệp không nên tự giữ hộ chiếu của người lao động nếu không có căn cứ và sự đồng ý phù hợp.
Bước 4: Chuẩn bị hồ sơ thông báo chấm dứt bảo lãnh
Tùy từng trường hợp và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận, hồ sơ có thể gồm:
- Công văn thông báo người nước ngoài đã nghỉ việc và chấm dứt bảo lãnh;
- Công văn đề nghị xử lý hoặc thu hồi thẻ tạm trú;
- Thẻ tạm trú bản gốc;
- Bản sao hộ chiếu và hộ chiếu gốc nếu thực hiện đồng thời thủ tục cư trú;
- Quyết định hoặc thỏa thuận chấm dứt hợp đồng lao động;
- Tài liệu chứng minh đã thu hồi hoặc đang thực hiện thu hồi giấy phép lao động;
- Hồ sơ pháp lý của doanh nghiệp nếu chưa đăng ký, có thay đổi hoặc được cơ quan tiếp nhận yêu cầu;
- Giấy giới thiệu, văn bản ủy quyền và giấy tờ của người nộp hồ sơ;
- Tờ khai NA5 nếu đề nghị cấp thị thực hoặc gia hạn tạm trú.
Hiện không nên mô tả công văn thu hồi thẻ tạm trú là một “mẫu bắt buộc” áp dụng thống nhất nếu chưa xác định được yêu cầu cụ thể của cơ quan tiếp nhận. Nội dung công văn cần trình bày đầy đủ thông tin doanh nghiệp, người nước ngoài, số thẻ, thời hạn thẻ, ngày nghỉ việc và đề nghị xử lý.
Bước 5: Nộp hồ sơ tại cơ quan có thẩm quyền
Hồ sơ được nộp tại:
- Cục Quản lý xuất nhập cảnh;
- Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh Công an cấp tỉnh có thẩm quyền.
Thẩm quyền tiếp nhận phụ thuộc vào nơi doanh nghiệp đăng ký hồ sơ bảo lãnh, trụ sở của đơn vị và tính chất của từng thủ tục.
Bước 6: Xử lý thời gian cư trú còn lại
Nếu người nước ngoài cần thời gian thu xếp hành lý, thanh lý hợp đồng thuê nhà hoặc chuẩn bị xuất cảnh, doanh nghiệp có thể đề nghị cấp thị thực hoặc gia hạn tạm trú ngắn hạn.
Theo thủ tục đang được công bố trên Cổng Dịch vụ công Bộ Công an, hồ sơ cấp thị thực hoặc gia hạn tạm trú có thể sử dụng mẫu NA5 và thường được giải quyết trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ. Tuy nhiên, việc cấp giấy tờ cư trú, ký hiệu và thời hạn cụ thể do Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh quyết định.
Dịch vụ tư vấn thu hồi thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Nhị Gia
Để tránh những trường hợp đáng tiếc xảy ra khi mời, bảo lãnh người nước ngoài làm việc, các doanh nghiệp, Doanh nghiệp cần tìm hiểu thật kỹ những quy định, quyền và nghĩa vụ của mình đối với người lao động nước ngoài khi nhập cảnh vào làm việc tại Việt Nam.
Nhị Gia hỗ trợ doanh nghiệp rà soát và thực hiện các thủ tục liên quan khi lao động nước ngoài nghỉ việc, bao gồm:
- Kiểm tra căn cứ cấp và thời hạn thẻ tạm trú;
- Phân biệt trường hợp thu hồi, chấm dứt bảo lãnh hoặc thay đổi đơn vị bảo lãnh;
- Rà soát tình trạng giấy phép lao động;
- Hướng dẫn chuẩn bị quyết định và hồ sơ chấm dứt;
- Soạn thảo công văn gửi Cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh;
- Hỗ trợ đề nghị cấp thị thực hoặc gia hạn tạm trú để xuất cảnh khi đủ điều kiện;
- Theo dõi hồ sơ và xử lý yêu cầu bổ sung;
- Tư vấn hồ sơ lao động, thị thực và thẻ tạm trú tại doanh nghiệp mới.
Thời hạn cư trú sau khi nghỉ việc không áp dụng giống nhau cho mọi trường hợp. Doanh nghiệp nên kiểm tra hồ sơ trước ngày chấm dứt hợp đồng để có phương án phù hợp, tránh để người nước ngoài rơi vào tình trạng cư trú không đúng quy định.
Liên hệ Nhị Gia qua Hotline 1900 6654 để được tư vấn về thủ tục thu hồi thẻ tạm trú, giấy phép lao động và hồ sơ cư trú của người nước ngoài tại Việt Nam.
- Địa chỉ: 186-188 Nguyễn Duy, P. Chánh Hưng, Tp. Hồ Chí Minh
- Gmail: info@nhigia.vn
