Từ ngày 28/9/2026, Nghị định 320/2026/NĐ-CP chính thức có hiệu lực, mang đến nhiều điều chỉnh quan trọng đối với các quy định về định danh và xác thực điện tử tại Nghị định 69/2024/NĐ-CP. Trong đó, nhóm quy định áp dụng cho người nước ngoài có nhiều điểm đáng chú ý, liên quan đến phạm vi đối tượng, thủ tục đăng ký, thời gian xử lý và quyền lợi khi xuất nhập cảnh.
Đây là những nội dung doanh nghiệp không nên bỏ qua, đặc biệt với các đơn vị đang sử dụng lao động nước ngoài hoặc hoạt động trong lĩnh vực lữ hành, khách sạn và tư vấn visa. Nắm rõ quy định mới từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp chủ động điều chỉnh quy trình, đồng thời hỗ trợ nhân sự và khách hàng đúng quy định, hạn chế phát sinh vướng mắc trong quá trình thực hiện.
5 Điểm mới về định danh và xác thực điện tử cho người nước ngoài
Dưới đây là 5 điểm mới đáng chú ý mà doanh nghiệp cần lưu ý.
Mở rộng đối tượng người nước ngoài được cấp tài khoản định danh điện tử
Theo quy định sửa đổi tại Điều 7 của Nghị định 320/2026/NĐ-CP, người nước ngoài nhập cảnh hoặc cư trú hợp pháp tại Việt Nam đều có thể được cấp tài khoản định danh điện tử khi có nhu cầu, không phân biệt theo mức độ tài khoản.
Quy định này có điểm khác so với công dân Việt Nam, khi tài khoản định danh điện tử được phân thành mức độ 1 và mức độ 2, tùy thuộc vào phạm vi thông tin được tích hợp ngoài căn cước điện tử.
Về mặt thực tế, doanh nghiệp không cần phân loại mức độ tài khoản khi hướng dẫn chuyên gia hoặc lao động nước ngoài thực hiện đăng ký. Chỉ cần người lao động đang nhập cảnh hoặc cư trú hợp pháp tại Việt Nam và có nhu cầu đăng ký thì có thể thực hiện theo quy định. Điều này cũng giúp bộ phận nhân sự dễ dàng hơn trong việc phổ biến và hướng dẫn thủ tục cho lao động nước ngoài khi mới tiếp nhận.
Quy trình đăng ký cụ thể hơn tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh
Nghị định 320/2026/NĐ-CP bổ sung, sửa đổi Điều 11, qua đó quy định cụ thể hơn về trình tự và thủ tục cấp tài khoản định danh điện tử cho người nước ngoài.
Theo đó, người nước ngoài cần đến cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an cấp tỉnh, xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế và cung cấp đầy đủ, chính xác thông tin theo Phiếu đề nghị cấp tài khoản định danh điện tử Mẫu TK01. Trong đó, thông tin đăng ký bao gồm số thuê bao di động chính chủ và địa chỉ thư điện tử nếu có.
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ có thẩm quyền sẽ nhập thông tin vào hệ thống, đồng thời thu nhận ảnh khuôn mặt và dấu vân tay để đối chiếu, xác thực với Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh. Người nước ngoài cũng được hướng dẫn cài đặt Ứng dụng định danh quốc gia để sử dụng tài khoản sau khi được cấp.
Về mặt thực tế, đây là những thông tin bộ phận HR và các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ hỗ trợ visa cần nắm rõ khi hướng dẫn lao động, chuyên gia nước ngoài. Việc chuẩn bị trước hộ chiếu, số thuê bao di động chính chủ và các thông tin cần thiết trên Mẫu TK01 sẽ giúp quá trình làm thủ tục thuận lợi hơn, hạn chế tình trạng phải bổ sung thông tin hoặc đi lại nhiều lần do chuẩn bị chưa đầy đủ.
Thời hạn cấp tài khoản được quy định rõ, doanh nghiệp dễ chủ động kế hoạch
Điều 7 của Nghị định 320/2026/NĐ-CP sửa đổi khoản 3 Điều 13, quy định cụ thể thời hạn xử lý hồ sơ cấp tài khoản định danh điện tử đối với người nước ngoài.
Theo đó, thời gian giải quyết được xác định dựa trên việc thông tin sinh trắc học đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh hay chưa:
- Không quá 2 ngày làm việc nếu đã có thông tin về ảnh khuôn mặt và vân tay.
- Không quá 5 ngày làm việc nếu chưa có thông tin về ảnh khuôn mặt và vân tay.
Việc quy định rõ thời hạn xử lý giúp người nước ngoài và doanh nghiệp chủ động hơn trong việc chuẩn bị hồ sơ và sắp xếp kế hoạch làm việc. Đặc biệt, với những doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận chuyên gia hoặc lao động nước ngoài trong thời gian ngắn, việc nắm được khung thời gian xử lý từ 2 đến 5 ngày làm việc sẽ thuận tiện hơn cho việc bố trí công việc, sắp xếp lịch trình nhập cảnh và dự kiến thời điểm bắt đầu làm việc, thay vì phải chờ đợi mà không có mốc thời gian cụ thể.
Có quy trình riêng đối với người nước ngoài dưới 14 tuổi và người được giám hộ
Nghị định 320/2026/NĐ-CP bổ sung quy định tại Điều 11 về trình tự cấp tài khoản định danh điện tử cho người nước ngoài dưới 14 tuổi, người được giám hộ và người được đại diện.
Theo đó, những đối tượng này sẽ thực hiện thủ tục cùng người đại diện hoặc người giám hộ tại cơ quan quản lý xuất nhập cảnh thuộc Công an cấp tỉnh. Người đại diện hoặc người giám hộ có thể sử dụng số thuê bao di động chính chủ của mình để kê khai và đăng ký cấp tài khoản định danh điện tử cho người được đại diện hoặc người được giám hộ.
Về mặt thực tế, quy định này đặc biệt đáng lưu ý với doanh nghiệp tuyển dụng chuyên gia nước ngoài đi cùng gia đình, cũng như các đơn vị cung cấp dịch vụ tư vấn định cư và giáo dục quốc tế có khách hàng là trẻ em nước ngoài dưới 14 tuổi. Bộ phận HR hoặc nhân sự phụ trách hỗ trợ hồ sơ cần lưu ý rằng trẻ em và người được giám hộ không thực hiện đăng ký độc lập, mà cần có người đại diện hoặc người giám hộ cùng thực hiện thủ tục theo quy định.
Tài khoản định danh điện tử là điều kiện để xuất, nhập cảnh qua cổng kiểm soát tự động
Tại Điều 20 về điều khoản thi hành, Nghị định 320/2026/NĐ-CP sửa đổi quy định về điều kiện xuất cảnh, nhập cảnh qua cổng kiểm soát tự động tại Nghị định 67/2024/NĐ-CP.
Theo quy định mới, người nước ngoài đã được thu thập, cập nhật đầy đủ thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về xuất nhập cảnh hoặc đã được cấp tài khoản định danh điện tử sẽ đủ điều kiện xuất cảnh, nhập cảnh qua cổng kiểm soát tự động.
Về mặt thực tế, đây là một lợi ích thiết thực mà doanh nghiệp có thể sử dụng để khuyến khích lao động và chuyên gia nước ngoài chủ động đăng ký tài khoản định danh điện tử. Với những người thường xuyên công tác hoặc di chuyển giữa Việt Nam và nước ngoài, việc đáp ứng điều kiện sử dụng cổng kiểm soát tự động có thể giúp quá trình làm thủ tục xuất nhập cảnh thuận tiện hơn.
Doanh nghiệp cần làm gì tiếp theo?
Những thay đổi trên không chỉ liên quan đến thủ tục hành chính mà còn tác động trực tiếp đến cách doanh nghiệp hỗ trợ và quản lý lao động, khách hàng là người nước ngoài. Vì vậy, doanh nghiệp nên chủ động rà soát và cập nhật quy trình nội bộ thay vì chờ đến khi phát sinh hồ sơ mới xử lý.
Một số việc có thể thực hiện ngay gồm:
- Cập nhật tài liệu hướng dẫn nội bộ cho bộ phận nhân sự, lễ tân và các vị trí thường xuyên hỗ trợ người nước ngoài về quy trình, hồ sơ và thông tin cần chuẩn bị khi đăng ký tài khoản định danh điện tử.
- Chủ động thông tin cho chuyên gia, lao động nước ngoài về lợi ích của tài khoản định danh điện tử, đặc biệt là điều kiện sử dụng cổng kiểm soát tự động, từ đó khuyến khích đăng ký sớm khi có nhu cầu.
- Rà soát các trường hợp đi cùng gia đình, đặc biệt là vợ, chồng và con dưới 14 tuổi, để xác định đúng người đại diện hoặc người giám hộ và chuẩn bị thủ tục phù hợp.
- Theo dõi các văn bản hướng dẫn tiếp theo của Bộ Công an về mẫu biểu và quy trình thực hiện, nhất là với những doanh nghiệp thường xuyên xử lý số lượng lớn hồ sơ của người nước ngoài.
Chủ động cập nhật từ sớm sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ hạn chế sai sót trong quá trình hỗ trợ hồ sơ, mà còn xây dựng được quy trình thống nhất, thuận tiện hơn cho cả bộ phận phụ trách và người lao động nước ngoài.
Nhị Gia hỗ trợ thủ tục định danh điện tử cho người nước ngoài
Nhị Gia hỗ trợ doanh nghiệp và cá nhân người nước ngoài thực hiện trọn gói các thủ tục liên quan đến visa, giấy phép lao động và định danh điện tử. Từ khâu chuẩn bị hồ sơ, đặt lịch làm việc với cơ quan quản lý xuất nhập cảnh đến hướng dẫn đăng ký và kích hoạt tài khoản định danh điện tử trên Ứng dụng định danh quốc gia, Nhị Gia đồng hành theo đúng quy trình mới theo Nghị định 320/2026/NĐ-CP.
Với những trường hợp cần xử lý nhiều bước như chuyên gia có gia đình đi cùng, người dưới 14 tuổi cần đăng ký thông qua người đại diện hoặc doanh nghiệp có số lượng lớn lao động nước ngoài cần thực hiện đồng thời, Nhị Gia hỗ trợ theo dõi tiến độ, xử lý các vấn đề phát sinh và chủ động phối hợp trong từng khâu. Qua đó, doanh nghiệp có thể hạn chế rủi ro chậm trễ trong quá trình nhập cảnh, đồng thời đảm bảo công việc của người lao động được triển khai đúng kế hoạch.
Liên hệ Nhị Gia để được tư vấn quy trình và phương án xử lý phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
Nội dung bài viết mang tính chất tham khảo. Quy trình và thành phần hồ sơ thực tế cần được đối chiếu với văn bản hướng dẫn và yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền tại thời điểm thực hiện.
