Ngày 11/9/2026 đánh dấu một thay đổi quan trọng trong hoạt động sử dụng giấy tờ công giữa Việt Nam và phần lớn các quốc gia thành viên Công ước La Hay năm 1961 về miễn hợp pháp hóa giấy tờ công nước ngoài, thường gọi là Công ước Apostille. Việc Công ước có hiệu lực đối với Việt Nam không chỉ đơn giản hóa một thủ tục hành chính mà còn góp phần giảm chi phí giao dịch, tạo thuận lợi cho đầu tư, thương mại, tuyển dụng lao động nước ngoài và quá trình mở rộng hoạt động của doanh nghiệp Việt Nam ra thị trường quốc tế.
Tuy nhiên, Apostille không có nghĩa là mọi giấy tờ nước ngoài đều đương nhiên được chấp nhận tại Việt Nam. Doanh nghiệp cần hiểu đúng phạm vi của Công ước, các ngoại lệ, yêu cầu về dịch thuật và quy định chuyên ngành để tận dụng cơ hội mà không phát sinh rủi ro hồ sơ.
Apostille là gì?
Theo khoản 2 Điều 3 Nghị định 293/2026/NĐ-CP, chứng nhận Apostille là chứng nhận do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam hoặc của quốc gia thành viên Công ước cấp để xác nhận nguồn gốc của giấy tờ công. Nội dung xác nhận gồm tính xác thực của chữ ký, chức danh, thẩm quyền của người ký và con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ công, nếu có.
Theo Điều 4 Nghị định này, Apostille không xác nhận nội dung hoặc hình thức của giấy tờ công. Vì vậy, việc một tài liệu được cấp Apostille không đồng nghĩa cơ quan tiếp nhận phải mặc nhiên công nhận toàn bộ nội dung tài liệu. Các yêu cầu khác về công chứng, chứng thực, dịch thuật hoặc điều kiện chuyên ngành vẫn cần được kiểm tra theo quy định áp dụng.
Các mốc thời gian quan trọng của Công ước Apostille
Công ước được ký tại La Hay ngày 5/10/1961 và có hiệu lực quốc tế từ ngày 24/1/1965. Mục tiêu cốt lõi của Công ước là bãi bỏ yêu cầu hợp pháp hóa ngoại giao hoặc lãnh sự đối với giấy tờ công được lập tại một quốc gia thành viên và sử dụng tại một quốc gia thành viên khác.
Theo bảng tình trạng chính thức của Hội nghị La Hay về tư pháp quốc tế (HCCH), Việt Nam nộp văn kiện gia nhập Công ước ngày 31/12/2025. Sau thời hạn để các quốc gia thành viên đưa ra ý kiến theo Điều 12, Công ước chính thức có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026. Tính đến ngày 30/6/2026, Công ước có 130 bên ký kết hoặc gia nhập.
Việt Nam đã chỉ định hai cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille theo Điều 6, gồm:
- Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao tại Hà Nội;
- Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh.
Một điểm đặc biệt cần lưu ý là Đức, Áo và Cộng hòa Séc đã thông báo phản đối việc Việt Nam gia nhập theo Điều 12(2). Vì vậy, Công ước chưa có hiệu lực trong quan hệ giữa Việt Nam với ba quốc gia này. Giấy tờ trao đổi giữa Việt Nam với Đức, Áo hoặc Cộng hòa Séc chưa thể áp dụng cơ chế Apostille mà vẫn phải xử lý theo quy trình được cơ quan tiếp nhận của mỗi nước xác nhận, thường là chứng nhận và hợp pháp hóa lãnh sự.
Apostille thay đổi quy trình giấy tờ như thế nào?
Trước ngày 11/9/2026, một giấy tờ công nước ngoài muốn sử dụng tại Việt Nam thường phải trải qua nhiều tầng xác nhận: chứng nhận tại cơ quan có thẩm quyền của nước cấp, chứng nhận của Bộ Ngoại giao nước đó và hợp pháp hóa tại Đại sứ quán hoặc Tổng Lãnh sự quán Việt Nam. Giấy tờ Việt Nam sử dụng ở nước ngoài cũng thường phải trải qua chuỗi thủ tục tương tự.
Theo cơ chế Apostille, đối với quan hệ giữa Việt Nam và quốc gia thành viên không phản đối việc Việt Nam gia nhập, về nguyên tắc chuỗi hợp pháp hóa lãnh sự được thay bằng một chứng nhận Apostille do cơ quan có thẩm quyền của quốc gia nơi giấy tờ được lập cấp.
Apostille xác nhận ba yếu tố:
- Tính xác thực của chữ ký
- Tư cách của người ký
- Danh tính của con dấu hoặc dấu đóng trên giấy tờ.
Apostille không xác nhận nội dung của tài liệu, không chứng minh bằng cấp là thật về mặt học thuật, không xác nhận kinh nghiệm làm việc thực tế và cũng không buộc cơ quan tiếp nhận phải công nhận giá trị chuyên môn của giấy tờ.
Công ước áp dụng chủ yếu đối với giấy tờ của:
- Cơ quan tư pháp
- Giấy tờ hành chính
- Văn bản công chứng
- Chứng nhận chính thức gắn với giấy tờ do cá nhân ký.
Công ước không áp dụng đối với giấy tờ do cơ quan ngoại giao hoặc lãnh sự lập và các giấy tờ hành chính liên quan trực tiếp đến hoạt động thương mại hoặc hải quan.
Hợp đồng lao động, giấy xác nhận kinh nghiệm hay chứng chỉ đào tạo nội bộ do doanh nghiệp tư nhân cấp không tự động trở thành giấy tờ công. Để được cấp chứng nhận Apostille, chữ ký trên những tài liệu này phải được công chứng hoặc chứng thực trước, rồi cơ quan có thẩm quyền mới có thể cấp Apostille cho hành vi công chứng hoặc chứng thực đó.
Nếu chưa xác định được giấy tờ của doanh nghiệp đang thuộc diện cấp Apostille hay cần công chứng, chứng thực trước. Quý khách có thể liên hệ Nhị Gia qua Hotline 1900 6654 để được rà soát hồ sơ và hướng dẫn phương án phù hợp.
Lợi ích Công ước Apostille đối với doanh nghiệp Việt Nam
Đối với doanh nghiệp Việt Nam, cơ chế Apostille tạo thuận lợi trực tiếp ở nhiều khâu, từ giảm đầu mối xử lý và chi phí trung gian đến rút ngắn thời gian chuẩn bị hồ sơ quốc tế.
Giảm số lượng đầu mối và chi phí trung gian
Lợi ích trực tiếp nhất là giảm số lượng đầu mối và chi phí trung gian. Doanh nghiệp không còn phải xử lý toàn bộ chuỗi chứng nhận ngoại giao/hợp pháp hóa lãnh sự đối với hồ sơ đủ điều kiện. Chi phí đi lại, ủy quyền, chuyển phát quốc tế và phí dịch vụ tại cơ quan đại diện ngoại giao có thể được cắt giảm đáng kể.
Rút ngắn thời gian và nhân sự
Thời gian chuẩn bị hồ sơ đầu tư và nhân sự cũng được rút ngắn. Điều này đặc biệt có ý nghĩa với doanh nghiệp FDI cần đưa chuyên gia, nhà quản lý và lao động kỹ thuật vào Việt Nam. Doanh nghiệp Việt Nam cử nhân sự ra nước ngoài, trường học tuyển giáo viên quốc tế, cơ sở y tế tiếp nhận bác sĩ nước ngoài, cũng như doanh nghiệp thực hiện giao dịch mua bán, sáp nhập hoặc thành lập pháp nhân ở nhiều quốc gia.
Tăng tính dự báo của quy trình
Apostille còn làm tăng tính dự báo của quy trình. Thay vì phải nghiên cứu từng cơ quan đại diện ngoại giao, doanh nghiệp có thể tập trung vào cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille của nước xuất xứ. Trong những hệ thống có Apostille điện tử và sổ đăng ký điện tử, khả năng kiểm tra nguồn gốc chứng nhận cũng thuận lợi hơn.
Nâng cao độ tương thích pháp lý
Ở tầm rộng hơn, việc tham gia Công ước giúp nâng cao mức độ tương thích pháp lý giữa Việt Nam với các trung tâm đầu tư và thị trường lao động lớn như Hoa Kỳ, Anh, Australia, Canada, Nhật Bản, Hàn Quốc, Singapore, Trung Quốc, Ấn Độ và nhiều quốc gia châu Âu. Đây là một yếu tố tích cực đối với môi trường kinh doanh, khả năng luân chuyển nhân sự và hoạt động đầu tư xuyên biên giới.
Doanh nghiệp nên tận dụng Công ước Apostille như thế nào?
Để tận dụng hiệu quả cơ chế Apostille, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ quy trình xử lý giấy tờ quốc tế và chuẩn hóa theo từng nhóm hồ sơ, quốc gia sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
Rà soát và phân loại tài liệu
Trước hết, doanh nghiệp cần rà soát “bản đồ giấy tờ” đang sử dụng trong hoạt động quốc tế. Danh mục này nên bao gồm hồ sơ doanh nghiệp, giấy đăng ký kinh doanh, điều lệ, nghị quyết, giấy ủy quyền, hồ sơ thuế, bằng cấp, lý lịch tư pháp, giấy khai sinh, đăng ký kết hôn và giấy xác nhận kinh nghiệm của người lao động.
Mỗi tài liệu cần được phân loại theo năm yếu tố: nước cấp, nước sử dụng, có phải giấy tờ công hay không, cơ quan cấp Apostille, và yêu cầu bổ sung của cơ quan tiếp nhận. Không nên chỉ kiểm tra việc hai nước có phải thành viên Công ước hay không, bởi Công ước có thể không có hiệu lực trong quan hệ song phương do phản đối gia nhập.
Sửa đổi quy trình nội bộ và hợp đồng lao động với người nước ngoài
Thứ hai, doanh nghiệp nên sửa đổi quy trình nội bộ và hợp đồng với người lao động nước ngoài. Danh mục hồ sơ tuyển dụng cần ghi rõ tài liệu nào chỉ cần Apostille, tài liệu nào phải công chứng trước khi Apostille, tài liệu nào cần bản dịch tiếng Việt và tài liệu nào vẫn phải hợp pháp hóa lãnh sự.
Xác minh quy định chuyên ngành
Thứ ba, doanh nghiệp cần tiếp tục xác minh quy định chuyên ngành. Apostille chỉ thay thế bước xác nhận chữ ký, con dấu và tư cách người ký. Nó không loại bỏ yêu cầu dịch thuật, công chứng bản dịch, công nhận văn bằng, xác minh cơ sở giáo dục hoặc điều kiện cấp giấy phép lao động.
Doanh nghiệp cần rà soát hồ sơ nhân sự, bằng cấp hoặc giấy tờ sử dụng tại nước ngoài có thể liên hệ Nhị Gia qua Hotline 1900 6654 để được kiểm tra yêu cầu Apostille, dịch thuật, công chứng và hợp pháp hóa lãnh sự.
Xây dựng cơ sở dữ liệu
Thứ tư, doanh nghiệp có hoạt động tại nhiều quốc gia nên xây dựng cơ sở dữ liệu theo từng nước, cập nhật cơ quan cấp Apostille, hình thức giấy hay điện tử, thời gian, lệ phí, khả năng nộp trực tuyến và cách tra cứu. Đây sẽ là tài sản vận hành quan trọng, giúp giảm phụ thuộc vào xử lý tình huống thủ công.
Việc Công ước Apostille có hiệu lực đối với Việt Nam từ ngày 11/9/2026 là bước cải cách quan trọng, giúp giảm thủ tục, chi phí và thời gian trong lưu chuyển giấy tờ công quốc tế. Cơ hội lớn nhất thuộc về những doanh nghiệp sớm chuẩn hóa quy trình, số hóa dữ liệu và chuyển từ xử lý thủ tục đơn thuần sang quản trị tuân thủ xuyên biên giới.
Đối với ngành visa và giấy phép lao động, Apostille không thu hẹp thị trường mà tái định nghĩa giá trị dịch vụ. Đơn vị thành công sẽ là đơn vị có khả năng phân loại đúng hồ sơ, kiểm tra hiệu lực song phương, nhận diện ngoại lệ và tích hợp Apostille với dịch thuật, công chứng, công nhận văn bằng, giấy phép lao động và thẻ tạm trú thành một quy trình thống nhất.
Câu hỏi thường gặp
Apostille và hợp pháp hóa lãnh sự khác nhau như nào?
Apostille do cơ quan có thẩm quyền nơi giấy tờ được lập cấp, còn hợp pháp hóa lãnh sự do nước nơi giấy tờ được sử dụng thực hiện. Khi hai bên có quan hệ và hồ sơ đủ điều kiện, Apostille thay cho bước hợp pháp hóa lãnh sự, nhưng không thay thế dịch thuật hoặc thủ tục chuyên ngành.
Công ước Apostille có hiệu lực ở đâu?
Công ước có hiệu lực giữa các bên tham gia, tùy ngày hiệu lực và việc có phản đối gia nhập. HCCH ghi nhận 130 bên đến ngày 30/6/2026. Với Việt Nam, cần kiểm tra từng nước, vùng lãnh thổ và loại giấy tờ, đặc biệt là Đức, Áo, Cộng hòa Séc và Thái Lan.
Cơ quan nào cấp chứng nhận Apostille?
Bộ Ngoại giao là cơ quan có thẩm quyền cấp Apostille, với các đầu mối gồm Cục Lãnh sự tại Hà Nội và Sở Ngoại vụ Thành phố Hồ Chí Minh. Đại sứ quán, lãnh sự quán Việt Nam ở nước ngoài không cấp Apostille cho giấy tờ Việt Nam. Cần kiểm tra chuyên trang của Bộ Ngoại giao trước khi nộp.
Doanh nghiệp hoặc cá nhân cần rà soát hồ sơ Apostille, công chứng, chứng thực hoặc hợp pháp hóa lãnh sự có thể liên hệ Nhị Gia qua Hotline 1900 6654 để được kiểm tra loại giấy tờ, quốc gia sử dụng và yêu cầu của cơ quan tiếp nhận.
