Giấy phép lao động là giấy tờ bắt buộc đối với phần lớn người nước ngoài làm việc tại Việt Nam. Từ ngày 7/8/2025, thủ tục này được thực hiện theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, thay thế các quy định tương ứng tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP. Cùng Nhị Gia tìm hiểu chi tiết hơn về giấy phép lao động là gì và những quy định mới trong năm 2026 mà doanh nghiệp và khách hàng cần nắm.
Căn cứ pháp lý: Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP về người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
Giấy phép lao động là gì?
Giấy phép lao động (tiếng Anh là work permit) có thể hiểu là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp. Cho phép người lao động nước ngoài làm việc hợp pháp theo các nội dung ghi trên giấy phép, gồm người sử dụng lao động, vị trí, lĩnh vực, hình thức, địa điểm và thời hạn làm việc.
Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam phải:
- Từ đủ 18 tuổi, có năng lực hành vi dân sự đầy đủ;
- Có trình độ chuyên môn, kỹ thuật, tay nghề, kinh nghiệm và sức khỏe phù hợp;
- Không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự.
Người lao động cũng phải có GPLĐ do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam cấp, trừ trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép.
Giấy phép lao động chỉ có giá trị đối với các nội dung đã được cơ quan có thẩm quyền chấp thuận. Doanh nghiệp và người lao động cần làm việc đúng người sử dụng lao động, vị trí, lĩnh vực, hình thức, địa điểm và thời hạn ghi trên giấy phép.
Giấy phép lao động cấp cho ai?
Giấy phép lao động được cấp cho công dân nước ngoài làm việc tại Việt Nam, thuộc phạm vi điều chỉnh của Nghị định 219/2025/NĐ-CP và không thuộc trường hợp không phải xin giấy phép.
Người lao động nước ngoài được bố trí làm việc tại một trong bốn nhóm vị trí:
- Nhà quản lý;
- Giám đốc điều hành;
- Chuyên gia;
- Lao động kỹ thuật.
Một số trường hợp không thuộc diện cấp giấy phép lao động gồm:
- Chủ sở hữu hoặc thành viên công ty trách nhiệm hữu hạn có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
- Chủ tịch hoặc thành viên Hội đồng quản trị công ty cổ phần có giá trị góp vốn từ 3 tỷ đồng trở lên;
- Người nước ngoài kết hôn với công dân Việt Nam và sinh sống tại Việt Nam;
- Nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật vào Việt Nam làm việc có tổng thời gian dưới 90 ngày trong một năm, tính từ ngày 1/1 đến ngày cuối cùng của năm;
- Một số trường hợp di chuyển trong nội bộ doanh nghiệp hoặc làm việc theo điều ước, thỏa thuận quốc tế.
Cần phân biệt rằng không thuộc diện cấp giấy phép lao động không đồng nghĩa với việc được miễn toàn bộ thủ tục. Tùy trường hợp, người sử dụng lao động vẫn phải xin giấy xác nhận hoặc thông báo với cơ quan có thẩm quyền trước khi người nước ngoài bắt đầu làm việc.
Thủ tục cấp giấy phép lao động năm 2026
Theo quy định hiện hành, nội dung giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài đã được tích hợp vào hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động. Doanh nghiệp sử dụng Mẫu số 03 ban hành kèm theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP để đồng thời giải trình nhu cầu và đề nghị cấp phép.
Hồ sơ xin cấp giấy phép lao động
Hồ sơ cơ bản gồm:
- Văn bản giải trình và đề nghị cấp phép: Văn bản của người sử dụng lao động báo cáo giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị cấp GPLĐ theo Mẫu số 03.
- Giấy khám sức khỏe: Do cơ sở khám bệnh, chữa bệnh đủ điều kiện cấp. Giấy khám sức khỏe do cơ sở y tế nước ngoài cấp chỉ được sử dụng khi đáp ứng điều kiện công nhận theo điều ước hoặc thỏa thuận giữa Việt Nam với quốc gia, vùng lãnh thổ liên quan và không quá 12 tháng kể từ ngày cấp.
- Hộ chiếu: Hộ chiếu của người lao động nước ngoài phải còn thời hạn.
- Phiếu lý lịch tư pháp: Phiếu lý lịch tư pháp hoặc văn bản xác nhận người lao động không đang chấp hành hình phạt, chưa được xóa án tích hoặc đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự. Giấy tờ phải được cấp không quá sáu tháng tính đến ngày nộp hồ sơ, trừ trường hợp thực hiện thủ tục hành chính liên thông.
- Ảnh chân dung: Hai ảnh màu kích thước 4 x 6 cm, phông nền trắng, mặt nhìn thẳng, đầu để trần và không đeo kính.
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc: Tùy trường hợp có thể là văn bản cử người lao động sang Việt Nam, hợp đồng, thỏa thuận, hợp đồng cung cấp dịch vụ hoặc giấy tờ chứng minh việc tham gia gói thầu, dự án.
- Giấy tờ chứng minh vị trí công việc: Tài liệu xác định người lao động là nhà quản lý, giám đốc điều hành, chuyên gia hoặc lao động kỹ thuật.
Giấy tờ do cơ quan, tổ chức nước ngoài cấp nhìn chung phải được hợp pháp hóa lãnh sự, trừ trường hợp được miễn theo điều ước quốc tế, nguyên tắc có đi có lại hoặc quy định khác của pháp luật. Sau đó, giấy tờ phải được dịch ra tiếng Việt và chứng thực theo quy định.
Doanh nghiệp cần kiểm tra sự thống nhất giữa họ tên, số hộ chiếu, vị trí, lĩnh vực, hình thức và địa điểm làm việc trên toàn bộ hồ sơ. Việc giấy xác nhận kinh nghiệm không phù hợp với lĩnh vực dự kiến làm việc là một trong những nguyên nhân thường dẫn đến yêu cầu sửa đổi, bổ sung hồ sơ.
Trình tự cấp giấy phép lao động
Trong khoảng từ 10 đến 60 ngày trước ngày người lao động nước ngoài dự kiến bắt đầu làm việc, người sử dụng lao động phải nộp hồ sơ đề nghị cấp giấy phép lao động.
Hồ sơ có thể được nộp trực tuyến qua Cổng Dịch vụ công quốc gia hoặc thực hiện theo phương thức tiếp nhận được cơ quan có thẩm quyền tại địa phương công bố.
Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có thẩm quyền cấp, cấp lại, gia hạn và thu hồi GPLĐ. UBND cấp tỉnh có thể phân cấp cho cơ quan chuyên môn thực hiện thủ tục.
Nếu người lao động làm việc cho cùng một người sử dụng lao động tại nhiều tỉnh, thành phố, thẩm quyền cấp giấy phép thuộc UBND cấp tỉnh nơi người sử dụng lao động đặt trụ sở chính.
Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ, cơ quan có thẩm quyền xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và thực hiện cấp giấy phép. Nếu không chấp thuận nhu cầu hoặc không cấp giấy phép, cơ quan giải quyết phải trả lời bằng văn bản, nêu rõ lý do trong ba ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ.
Đối với người nước ngoài làm việc theo hợp đồng lao động, sau khi được cấp giấy phép, người sử dụng lao động và người lao động phải ký hợp đồng bằng văn bản trước ngày dự kiến bắt đầu làm việc. Thời hạn hợp đồng không được vượt quá thời hạn của GPLĐ.
Thời hạn giấy phép lao động bao lâu?
Thời hạn giấy phép lao động tối đa là hai năm. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều được cấp đủ hai năm.
- Thời hạn thực tế được xác định theo:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến;
- Văn bản cử người lao động sang Việt Nam;
- Hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các bên;
- Hợp đồng cung cấp dịch vụ;
- Giấy phép hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp hoặc giấy tờ có liên quan khác.
Trong mọi trường hợp, thời hạn cấp không được vượt quá hai năm.
Giấy phép lao động chỉ được gia hạn một lần với thời hạn tối đa hai năm. Nếu giấy phép đã được gia hạn mà người lao động tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại cùng vị trí và lĩnh vực, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp mới, không được tiếp tục gia hạn lần thứ hai.
⇒ Tìm hiểu chi tiết hơn về thủ tục Gia hạn thẻ tạm trú cho người nước ngoài tại Việt Nam
Quy định giấy phép lao động mới 2026
Doanh nghiệp cần lưu ý các nội dung sau khi thực hiện thủ tục trong năm 2026:
- Áp dụng Nghị định 219/2025/NĐ-CP. Đây là căn cứ chính điều chỉnh thủ tục cấp giấy phép lao động trong năm 2026. Các giấy phép đã được cấp theo quy định cũ vẫn được tiếp tục sử dụng đến khi hết thời hạn.
- Tích hợp bước giải trình nhu cầu. Doanh nghiệp không còn thực hiện thủ tục giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài tách biệt mà kê khai nội dung này trong Mẫu số 03 của hồ sơ cấp phép.
- Áp dụng thời hạn nộp hồ sơ mới. Hồ sơ phải được nộp từ 10 đến 60 ngày trước ngày người lao động dự kiến bắt đầu làm việc.
- Thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc phải xin giấy phép mới. Người lao động đã có giấy phép còn hiệu lực nhưng thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc, dù không thay đổi người sử dụng lao động, phải thực hiện thủ tục cấp GPLĐ mới. Đây không phải trường hợp chỉ cấp lại giấy phép.
- Quản lý trường hợp làm việc tại nhiều tỉnh. Doanh nghiệp phải xác định đúng cơ quan cấp theo nơi đặt trụ sở chính. Trước khi người lao động đến làm việc tại địa phương khác, người sử dụng lao động còn phải thực hiện nghĩa vụ thông báo theo thời hạn và nội dung được pháp luật quy định.
Qua các quy định về đối tượng áp dụng, thành phần hồ sơ, trình tự thực hiện, thời hạn và trường hợp phải cấp mới, có thể thấy thủ tục giấy phép lao động đòi hỏi doanh nghiệp phải kiểm tra kỹ thông tin của người lao động nước ngoài ngay từ đầu. Chỉ một sai lệch về vị trí công việc, kinh nghiệm, hộ chiếu, hình thức hoặc địa điểm làm việc cũng có thể khiến hồ sơ phải sửa đổi, bổ sung hoặc thực hiện lại theo thủ tục khác.
Như vậy, hiểu đúng giấy phép lao động là gì không chỉ giúp người nước ngoài làm việc hợp pháp tại Việt Nam mà còn giúp doanh nghiệp chủ động quản lý nhân sự và hạn chế rủi ro pháp lý. Khi có nhu cầu cấp mới, cấp lại, gia hạn hoặc xác nhận không thuộc diện cấp GPLĐ, doanh nghiệp có thể liên hệ Nhị Gia qua Hotline 1900 6654 để được rà soát điều kiện, hướng dẫn hồ sơ và hỗ trợ thực hiện thủ tục theo quy định hiện hành. Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Nhị Gia là đơn vị hỗ trợ tư vấn dịch vụ làm thẻ tạm trú cho người nước ngoài uy tín, giúp giải quyết khó khăn trong hồ sơ cho doanh nghiệp.
