Thời hạn giấy phép lao động quyết định khoảng thời gian người lao động nước ngoài được phép làm việc hợp pháp tại Việt Nam theo đúng người sử dụng lao động, vị trí, lĩnh vực và hình thức làm việc được ghi nhận. Trong năm 2026, nội dung này được điều chỉnh chủ yếu bởi Bộ luật Lao động 2019 và Nghị định 219/2025/NĐ-CP, có hiệu lực từ ngày 7/8/2025. Nghị định 219/2025/NĐ-CP đã thay thế các quy định tương ứng tại Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP.
Thời hạn của giấy phép lao động là bao lâu?
Theo Điều 155 Bộ luật Lao động 2019, thời hạn của giấy phép lao động tối đa là 2 năm. Đây là giới hạn cao nhất, không phải thời hạn mặc định áp dụng cho mọi hồ sơ.
Điều 21 Nghị định 219/2025/NĐ-CP quy định thời hạn giấy phép lao động được xác định theo thời hạn của một trong các giấy tờ làm căn cứ cho việc người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, nhưng không vượt quá 2 năm. Các căn cứ có thể gồm:
- Thời hạn của hợp đồng lao động dự kiến ký kết;
- Thời hạn trong văn bản của bên nước ngoài cử người lao động sang Việt Nam;
- Thời hạn của hợp đồng hoặc thỏa thuận giữa các đối tác;
- Thời hạn của hợp đồng cung cấp dịch vụ;
- Thời hạn trong văn bản cử người vào Việt Nam đàm phán cung cấp dịch vụ;
- Thời hạn của giấy phép kinh doanh, thành lập hoặc hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp;
- Thời hạn trong văn bản chứng minh hình thức làm việc hoặc việc tham gia hoạt động tại Việt Nam;
- Thời hạn trong văn bản cử người lao động theo điều ước hoặc thỏa thuận quốc tế.
Ví dụ, nếu hợp đồng lao động dự kiến chỉ có thời hạn 18 tháng thì giấy phép lao động thông thường không được cấp quá 18 tháng, mặc dù giới hạn tối đa theo luật là 2 năm.
Doanh nghiệp cần phân biệt giữa giấy phép lao động được cấp mới và giấy phép được cấp lại. Giấy phép cấp lại do bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin không được cấp lại thời hạn 2 năm từ đầu. Thời hạn của giấy phép cấp lại chỉ bằng thời hạn còn lại của giấy phép cũ, trừ đi thời gian người lao động đã làm việc tính đến thời điểm đề nghị cấp lại.
⇒ Quý doanh nghiệp có thể tìm hiểu chi tiết hơn về: Làm gì khi thẻ tạm trú bị mất hoặc hư hỏng?
Các trường hợp giấy phép lao động hết thời hạn
Điều 156 Bộ luật Lao động 2019 quy định 8 trường hợp giấy phép lao động hết hiệu lực, bao gồm:
- Giấy phép lao động hết thời hạn ghi trên giấy phép.
- Hợp đồng lao động giữa người sử dụng lao động và người lao động nước ngoài chấm dứt.
- Nội dung của hợp đồng lao động không đúng với nội dung của giấy phép lao động đã được cấp.
- Người nước ngoài làm việc không đúng với nội dung ghi trong giấy phép lao động.
- Hợp đồng trong lĩnh vực là cơ sở phát sinh giấy phép lao động hết thời hạn hoặc chấm dứt.
- Phía nước ngoài có văn bản thông báo ngừng cử người lao động nước ngoài làm việc tại Việt Nam.
- Doanh nghiệp, tổ chức hoặc đối tác Việt Nam hay tổ chức nước ngoài tại Việt Nam sử dụng người lao động chấm dứt hoạt động.
- Giấy phép lao động bị cơ quan có thẩm quyền thu hồi.
Như vậy, GPLĐ vẫn còn hạn nhưng vẫn có thể đã mất hiệu lực nếu hợp đồng lao động chấm dứt, doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc người lao động làm việc sai nội dung được cấp.
Theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP, GPLĐ còn có thể bị thu hồi khi người sử dụng lao động hoặc người lao động không thực hiện đúng quy định về cấp, cấp lại, gia hạn giấy phép. Hoặc người lao động nước ngoài vi phạm pháp luật Việt Nam và bị khởi tố, truy cứu trách nhiệm hình sự. Đối với trường hợp giấy phép hết hiệu lực theo Điều 156, người sử dụng lao động phải thực hiện việc thu hồi giấy phép lao động và nộp lại theo trình tự pháp luật quy định.
Giấy phép lao động có gia hạn được không?
CÓ. Giấy phép lao động được phép gia hạn nhưng chỉ được gia hạn một lần. Thời hạn gia hạn tối đa là 2 năm và vẫn phải căn cứ vào thời hạn của hợp đồng, văn bản cử, thỏa thuận hoặc giấy tờ chứng minh hình thức làm việc tương ứng.
Quy định này không có nghĩa giấy phép ban đầu 2 năm sẽ mặc nhiên được gia hạn thêm 2 năm. Cơ quan có thẩm quyền sẽ xem xét nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài, thời hạn của tài liệu trong hồ sơ và việc đáp ứng các điều kiện tại thời điểm gia hạn.
Sau khi giấy phép đã được gia hạn một lần, nếu người lao động tiếp tục làm việc cho cùng người sử dụng lao động tại cùng vị trí công việc và lĩnh vực làm việc, doanh nghiệp phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới. Pháp luật không cho phép gia hạn lần thứ hai.
Điều kiện gia hạn giấy phép lao động
Để thực hiện thủ tục gia hạn, trước hết giấy phép lao động phải còn thời hạn. Theo Điều 28 Nghị định 219/2025/NĐ-CP, hồ sơ phải được nộp trước ít nhất 10 ngày nhưng không quá 45 ngày trước ngày giấy phép lao động hết hạn. Nộp hồ sơ sau khi GPLĐ đã hết hạn không còn được xem là gia hạn, doanh nghiệp phải kiểm tra lại khả năng thực hiện thủ tục cấp mới.
Hồ sơ gia hạn cơ bản gồm:
- Văn bản báo cáo, giải trình nhu cầu sử dụng lao động nước ngoài và đề nghị gia hạn theo Mẫu số 03;
- Giấy khám sức khỏe còn giá trị sử dụng;
- Hai ảnh màu kích thước 4 x 6 cm;
- Giấy phép lao động còn thời hạn;
- Hộ chiếu còn thời hạn;
- Giấy tờ chứng minh hình thức làm việc trong trường hợp pháp luật yêu cầu.
Doanh nghiệp cũng phải kiểm tra xem người lao động có thay đổi vị trí công việc hoặc hình thức làm việc hay không. Trường hợp giấy phép còn hiệu lực nhưng người lao động thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc ghi trên giấy phép, dù vẫn làm cho cùng người sử dụng lao động, phải thực hiện thủ tục cấp giấy phép lao động mới thay vì gia hạn hoặc cấp lại.
Quy định thời hạn giấy phép lao động mới 2026
Trong năm 2026, doanh nghiệp cần lưu ý các quy định đang được áp dụng theo Nghị định 219/2025/NĐ-CP:
- Thời hạn tối đa vẫn là 2 năm. Thời hạn thực tế phụ thuộc vào giấy tờ làm căn cứ của từng hình thức làm việc, không mặc nhiên được cấp đủ 2 năm.
- Chỉ được gia hạn một lần. Thời hạn gia hạn tối đa là 2 năm. Sau lần gia hạn này, nếu tiếp tục sử dụng người lao động, doanh nghiệp phải đánh giá điều kiện để xin cấp giấy phép mới.
- Thời gian nộp hồ sơ gia hạn là từ 10 đến 45 ngày trước khi hết hạn. Đây là khoảng thời gian bắt buộc cần được theo dõi. Chuẩn bị quá muộn có thể khiến giấy phép hết hiệu lực trước khi thủ tục được giải quyết.
- Thay đổi vị trí hoặc hình thức làm việc phải xin cấp mới. Cấp lại chỉ áp dụng khi giấy phép còn thời hạn bị mất, hư hỏng hoặc thay đổi một số thông tin như họ tên, quốc tịch, số hộ chiếu hay tên người sử dụng lao động mà không thay đổi mã số định danh.
- Giấy phép đã cấp theo quy định cũ vẫn được sử dụng đến khi hết hạn. Giấy phép được cấp, cấp lại hoặc gia hạn theo Nghị định 152/2020/NĐ-CP và Nghị định 70/2023/NĐ-CP trước khi Nghị định 219/2025/NĐ-CP có hiệu lực tiếp tục có giá trị đến hết thời hạn. Thủ tục phát sinh sau đó được thực hiện theo quy định hiện hành.
Doanh nghiệp nên lập danh sách theo dõi ngày hết hạn của giấy phép, hộ chiếu, hợp đồng và giấy tờ cư trú. Chỉ theo dõi ngày hết hạn trên giấy phép là chưa đủ, vì hồ sơ gia hạn còn phụ thuộc vào thời hạn và tính thống nhất của nhiều tài liệu khác.
Dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho người nước ngoài
Nhị Gia cung cấp dịch vụ gia hạn giấy phép lao động cho ngươi nước ngoài dành cho doanh nghiệp, tổ chức đang sử dụng người lao động nước ngoài tại Việt Nam. Chuyên viên tiếp nhận thông tin, kiểm tra điều kiện gia hạn và xác định đúng thủ tục cần thực hiện, tránh nhầm lẫn giữa gia hạn, cấp lại và cấp mới giấy phép lao động.
Nhị Gia hỗ trợ rà soát thời hạn giấy phép, hộ chiếu, vị trí công việc, lĩnh vực làm việc, hình thức làm việc, địa điểm làm việc và thông tin của đơn vị sử dụng lao động. Trên cơ sở đó, chuyên viên xây dựng danh mục hồ sơ phù hợp và hướng dẫn doanh nghiệp chuẩn bị đúng tiến độ.
Phạm vi hỗ trợ gồm:
- Xác định thời điểm nộp hồ sơ trong khoảng từ 10 đến 45 ngày trước ngày giấy phép hết hạn;
- Kiểm tra giấy phép lao động, hộ chiếu, giấy khám sức khỏe và giấy tờ liên quan;
- Rà soát tính thống nhất giữa hồ sơ doanh nghiệp và thông tin của người lao động;
- Hướng dẫn dịch thuật, chứng thực và hoàn thiện giấy tờ khi cần;
- Hỗ trợ nộp, theo dõi và xử lý yêu cầu bổ sung hồ sơ theo phạm vi ủy quyền;
- Bàn giao kết quả và tư vấn thủ tục thị thực, thẻ tạm trú có liên quan.
Hơn 20 năm kinh nghiệm, Nhị Gia sở hữu quy trình kiểm tra và theo dõi hồ sơ rõ ràng, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch nhân sự, hạn chế trong sai sót hồ sơ. Quý khách hàng có thể liên hệ đến Hotline 1900 6654 để được chuyên viên tư vấn, đánh giá hồ sơ và giải đáp chi tiết các thắc mắc trong thời gian sớm nhất.
