Đăng ký tạm trú cho người nước ngoài, gọi chính xác hơn là khai báo tạm trú, là thủ tục cần thực hiện khi người nước ngoài lưu trú tại khách sạn, căn hộ, nhà thuê, nhà riêng hoặc cơ sở lưu trú khác tại Việt Nam. Khai báo tạm trú không phải là thủ tục xác thực nhập cảnh và cũng không tự gia hạn thời gian lưu trú cho người nước ngoài. Quyền lưu trú vẫn phụ thuộc vào visa, thẻ tạm trú, miễn thị thực hoặc giấy tờ cư trú hợp lệ khác. Tuy nhiên, thông tin tạm trú là dữ liệu quan trọng khi người nước ngoài thực hiện các thủ tục như gia hạn visa, xin thẻ tạm trú, giấy phép lao động hoặc hồ sơ hành chính liên quan tại Việt Nam.
Quy định về việc đăng ký tạm trú tạm vắng cho người nước ngoài
Theo quy định hiện hành, người nước ngoài tạm trú tại Việt Nam phải thông qua người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú để khai báo tạm trú với cơ quan công an nơi có cơ sở lưu trú.
Người thực hiện khai báo có thể là khách sạn, căn hộ dịch vụ, chủ nhà cho thuê, người quản lý khu nhà ở chuyên gia, doanh nghiệp bố trí nơi ở cho người nước ngoài hoặc cá nhân có người nước ngoài lưu trú tại nhà riêng.
Cơ sở lưu trú có trách nhiệm yêu cầu người nước ngoài xuất trình hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế, giấy tờ liên quan đến cư trú tại Việt Nam để thực hiện khai báo trước khi đồng ý cho lưu trú.
Trong bài viết này, Nhị Gia vẫn sử dụng cụm “đăng ký tạm trú cho người nước ngoài” ở một số vị trí để phù hợp với cách người dùng thường tìm kiếm. Tuy nhiên, thuật ngữ nên dùng trong hồ sơ và nghiệp vụ là “khai báo tạm trú cho người nước ngoài”.
Điều kiện làm giấy tạm trú cho người nước ngoài
Để khai báo tạm trú, cơ sở lưu trú cần có:
- Tài khoản khai báo tạm trú;
- Thông tin cơ sở lưu trú;
- Hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị đi lại quốc tế của người nước ngoài;
- Thông tin ngày đến, ngày đi dự kiến;
- Địa chỉ lưu trú, số phòng hoặc chi nhánh nếu có;
- Người phụ trách khai báo và cập nhật hồ sơ khi có thay đổi.
Không nên áp dụng máy móc điều kiện về hợp đồng thuê nhà, công chứng hợp đồng hoặc đăng ký hộ kinh doanh cho mọi trường hợp. Mỗi loại hình lưu trú có thể có yêu cầu pháp lý riêng, cần kiểm tra theo tình huống cụ thể.
Cách làm thủ tục tạm trú cho người nước ngoài thế nào?
Đăng ký tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà có 2 cách:
- Đăng ký tạm trú cho người nước ngoài qua mạng (online);
- Đăng ký trực tiếp tại cơ quan công an xã/phường.
Nhị Gia xin chia sẻ 2 cách làm giấy tạm trú cho người nước ngoài như sau:
Đăng ký trực tiếp tại cơ quan công an xã/phường
Trường hợp khai báo bằng phiếu, người khai báo liên hệ công an cấp xã hoặc đồn, trạm công an nơi có cơ sở lưu trú để được hướng dẫn.
Quy trình cơ bản gồm:
- Bước 1: Chủ cơ sở lưu trú hoặc người quản lý nơi ở tiếp nhận thông tin của người nước ngoài.
- Bước 2: Điền thông tin vào Phiếu khai báo tạm trú theo mẫu được hướng dẫn.
- Bước 3: Chuyển Phiếu khai báo tạm trú đến công an cấp xã nơi có cơ sở lưu trú trong thời hạn quy định.
Theo Thông tư 53/2016/TT-BCA, trường hợp khai báo bằng phiếu, thời hạn chuyển phiếu là 12 giờ kể từ khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú; đối với địa bàn vùng sâu, vùng xa là 24 giờ.
Đăng ký tạm trú cho người nước ngoài online
Cơ sở lưu trú có thể khai báo tạm trú online trên hệ thống khai báo tạm trú của cơ quan quản lý xuất nhập cảnh.
Quy trình thực hiện gồm:
Bước 1: Đăng ký tài khoản cơ sở lưu trú
Người dùng truy cập hệ thống, chọn “Đăng ký”, đọc quy định về khai báo tạm trú, xác nhận đã đọc và cam kết tuân thủ pháp luật Việt Nam. Sau đó, nhập các trường thông tin bắt buộc của cơ sở lưu trú và gửi đăng ký.
Bước 2: Đăng nhập và xác thực tài khoản
Người dùng nhập tên đăng nhập, mật khẩu và mã captcha. Ở lần đăng nhập đầu hoặc khi hệ thống yêu cầu, người dùng cần xác thực bằng ứng dụng Authenticator, quét mã QR và nhập mã token để hoàn tất xác thực.
Bước 3: Khai báo thông tin người nước ngoài
Tại chức năng khai báo tạm trú, người dùng upload ảnh hộ chiếu để hệ thống tự động điền thông tin. Sau đó, kiểm tra dữ liệu được trích xuất, nhập các trường bắt buộc còn thiếu và chọn “Lưu thông tin”.
Trường hợp khách đoàn hoặc có nhiều người nước ngoài lưu trú cùng thời điểm, cơ sở lưu trú có thể dùng chức năng thêm hồ sơ khác hoặc import hồ sơ theo hướng dẫn của hệ thống.
Bước 4: Quản lý hồ sơ sau khi khai báo
Sau khi lưu hồ sơ, cơ sở lưu trú cần cập nhật khi có thay đổi. Hệ thống có các chức năng như tìm kiếm hồ sơ, xem chi tiết, chỉnh sửa thông tin, gia hạn thời gian lưu trú, kết thúc sớm thời gian tạm trú, import hồ sơ, đổi phòng, xem lịch sử khai báo và tải danh sách hồ sơ.
Khai báo tạm trú không chỉ là nhập thông tin ban đầu. Cơ sở lưu trú cần cập nhật kịp thời khi người nước ngoài thay đổi thời gian lưu trú, đổi phòng hoặc kết thúc lưu trú sớm.
Một số câu hỏi về giấy tạm trú cho người nước ngoài
Dưới đây là các câu hỏi thường gặp khi khai báo tạm trú cho người nước ngoài thuê nhà, lưu trú tại khách sạn, căn hộ dịch vụ hoặc cơ sở lưu trú khác tại Việt Nam.
Thời hạn đăng ký tạm trú là bao lâu?
Với khai báo online, việc khai báo tạm trú phải thực hiện ngay khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.
Với khai báo bằng phiếu, thời hạn chuyển Phiếu khai báo tạm trú đến công an cấp xã là 12 giờ, riêng địa bàn vùng sâu, vùng xa là 24 giờ kể từ khi người nước ngoài đến đăng ký tạm trú.
Ai có trách nhiệm đi làm tạm trú cho người nước ngoài?
Người trực tiếp quản lý, điều hành cơ sở lưu trú là bên có trách nhiệm khai báo tạm trú cho người nước ngoài.
Người nước ngoài cần cung cấp hộ chiếu, giấy tờ cư trú nếu có và thông tin lưu trú chính xác. Trường hợp người nước ngoài làm việc tại Việt Nam, doanh nghiệp bảo lãnh nên phối hợp với chủ nhà hoặc cơ sở lưu trú để bảo đảm thông tin tạm trú thống nhất với hồ sơ visa, giấy phép lao động hoặc thẻ tạm trú.
Lệ phí đăng ký tạm trú là bao nhiêu?
Khai báo tạm trú online trên hệ thống không thể hiện khoản lệ phí bắt buộc trong quá trình nhập thông tin. Tuy nhiên, người thực hiện nên kiểm tra hướng dẫn tại thời điểm khai báo để bảo đảm cập nhật đúng quy định mới nhất.
Nếu sử dụng dịch vụ hỗ trợ bên ngoài, chi phí sẽ phụ thuộc vào số lượng hồ sơ, mức độ phức tạp và phạm vi công việc cần xử lý.
Bị phạt khi không đăng ký tạm trú bao nhiêu?
Không khai báo tạm trú, khai báo không đầy đủ, không đúng hoặc không cập nhật khi có thay đổi có thể dẫn đến rủi ro xử phạt hành chính.
Theo thông tin cập nhật về Nghị định 282/2025/NĐ-CP, hành vi cơ sở lưu trú không khai báo tạm trú cho người nước ngoài được xác định theo số lượng người nước ngoài không được khai báo. Mức phạt có thể từ 3.000.000 đồng đến 20.000.000 đồng, tùy số lượng người nước ngoài và hành vi vi phạm.
Ngoài rủi ro xử phạt, thông tin tạm trú còn có thể được kiểm tra khi người nước ngoài thực hiện các thủ tục như gia hạn visa, xin thẻ tạm trú, giấy phép lao động hoặc hồ sơ hành chính liên quan tại Việt Nam.
Dịch vụ đăng ký tạm trú cho người nước ngoài ở đâu?
Thủ tục khai báo tạm trú cho người nước ngoài có thể tự thực hiện online hoặc theo hướng dẫn của công an địa phương. Tuy nhiên, với doanh nghiệp có nhiều chuyên gia nước ngoài, chủ nhà cho thuê, khách đoàn, cơ sở lưu trú nhiều chi nhánh hoặc hồ sơ cần đồng bộ với visa, thẻ tạm trú, giấy phép lao động, việc khai báo cần được thực hiện cẩn trọng hơn.
Nhị Gia hỗ trợ khách hàng rà soát thông tin lưu trú, hướng dẫn khai báo tạm trú và tư vấn các thủ tục liên quan cho người nước ngoài tại Việt Nam.
Quý khách hàng cần hỗ trợ hồ sơ thẻ tạm trú, gia hạn visa, giấy phép lao động hoặc các thủ tục lưu trú liên quan cho người nước ngoài, vui lòng liên hệ Nhị Gia qua hotline 1900 6654 để được tư vấn.
