Hồ sơ Chứng nhận lãnh sự/ Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam muốn được sử dụng tại nước ngoài. Hoặc giấy tờ, tài liệu nước ngoài muốn sử dụng hợp pháp tại Việt Nam phải được hợp thức hóa lãnh sự. Thủ tục và quy trình Chứng nhận lãnh sự, Hợp pháp hóa lãnh sự được thực hiện theo quy định tại Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Thông tư 01/2012/TT-BNG.

Chứng nhận/ Hợp pháp hóa lãnh sự

Phân biệt giữa Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự

Rất nhiều người nhầm lẫn giữa 2 thuật ngữ: Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự. Thực tế, đây là quy trình, thủ tục hoàn toàn khác nhau. Mỗi cá nhân cần hiểu rõ từng thủ tục hành chính riêng để tránh những nhầm lẫn không đáng có phát sinh trong tương lai.

Phân biệt giữa chứng nhận lãnh sự và hợp pháp hóa lãnh sự

Giải thích thuật ngữ - Theo Điều 2 Nghị định 111/2011/NĐ-CP:

1.  “Chứng nhận lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng ở nước ngoài.
2. “Hợp pháp hóa lãnh sự” là việc cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng nhận con dấu, chữ ký, chức danh trên giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để giấy tờ, tài liệu đó được công nhận và sử dụng tại Việt Nam.

Như vậy, đương đơn cần: 

• Hợp pháp hóa lãnh sự để sử dụng giấy tờ nước ngoài tại Việt Nam;
• Và Chứng nhận lãnh sự để sử dụng giấy tờ Việt Nam ở nước ngoài.

>> Có thể bạn quan tâm:

• Hợp pháp hóa lãnh sự để làm gì?
• Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự

Hồ sơ Chứng nhận lãnh sự và Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu

Dưới đây là chi tiết về hồ sơ chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu khi thực hiện thủ tục tại Bộ Ngoại Giao (ở Việt Nam).

Hồ sơ Chứng nhận lãnh sự

Đối với việc Chứng nhận lãnh sự giấy tờ, tài liệu của Việt Nam để được công nhận và sử dụng ở nước ngoài sẽ căn cứ theo Điều 11 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 09 Thông tư 01/2012/TT-BNG 

1. Tờ khai chứng nhận lãnh sự theo mẫu quy định - Mẫu LS/HPH 2021/TK (tải tại lanhsuvietnam.gov.vn)
2. Bản gốc giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu (bản sao không cần chứng thực, trường hợp nộp qua bưu điện)
3. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự
4. 01 bản sao giấy tờ, tài liệu đề nghị được chứng nhận lãnh sự để lưu tại Bộ Ngoại Giao

Giấy tờ được chứng nhận lãnh sự

Hồ sơ Hợp pháp hóa lãnh sự

Đối với trường hợp Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu của nước ngoài để được công nhận và sử dụng ở Việt Nam dựa theo Điều 14 Nghị định 111/2011/NĐ-CP và Điều 09 Thông tư 01/2012/TT-BNG.

1. Tờ khai hợp pháp hóa lãnh sự theo mẫu quy định - Mẫu LS/HPH 2021/TK
2. Bản gốc giấy tờ tùy thân: chứng minh nhân dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu (bản sao không cần chứng thực, trường hợp nộp qua bưu điện)
3. Giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự 
4. 01 bản dịch giấy tờ, tài liệu đề nghị được hợp pháp hóa lãnh sự sang tiếng Việt/ Anh
5. 01 bản sao các giấy tờ, tài liệu (mục 3, 4) đã nêu trên

 

Giấy tờ được hợp pháp hóa lãnh sự

Lưu ý chung khi chuẩn bị hồ sơ chứng nhận/ hợp pháp hóa lãnh sự

- Trường hợp cần kiểm tra tính xác thực giấy tờ/ tài liệu đề nghị được Chứng nhận/ Hợp pháp hóa lãnh sự, đương đơn cần bổ sung 01 bản gốc và 01 bản sao giấy tờ, tài liệu có liên quan.

- Trường hợp hồ sơ được gửi và yêu cầu trả qua đường bưu điện, phải đính kèm phong bì có dán tem và ghi rõ địa chỉ người nhận.

- Giấy tờ, tài liệu có từ 02 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai giữa các tờ.

Quy trình Chứng nhận lãnh sự/ Hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam

Quy trình Chứng nhận/ Hợp pháp hóa lãnh sự

Chứng nhận lãnh sự giấy tờ Việt Nam để sử dụng ở nước ngoài

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tại Việt Nam

- Chuẩn bị hồ sơ chứng nhận lãnh sự đã nêu ở trên. 

- Xin chứng nhận lãnh sự tại cơ quan ngoại giao có thẩm quyền của Việt Nam.

• Cục lãnh sự - Bộ Ngoại Giao Việt Nam
• Cơ quan có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự của Việt Nam tại nước ngoài

Bước 2. Hợp pháp hóa lãnh sự tại nước ngoài

Đương đơn mang hồ sơ kèm giấy tờ đã được chứng nhận lãnh sự sự ở bước 1 tới cơ quan có thẩm quyền của quốc gia mà bạn sẽ sử dụng giấy tờ đó để hợp pháp hóa lãnh sự.

Tùy vào mỗi quốc gia, cơ quan đó có thể là:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành;
• Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ nước ngoài để sử dụng tại Việt Nam

Bước 1: Chứng nhận lãnh sự tài liệu cấp tại nước ngoài

Tài liệu được cấp ở nước ngoài cần chứng nhận lãnh tại:

• Cơ quan ngoại giao thẩm quyền nằm ở các quốc gia nơi các văn bản đã được ban hành
• Hoặc Bộ phận ngoại giao có thẩm quyền chứng nhận lãnh sự đặt ở Việt Nam.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự

Chuẩn bị bộ hồ sơ hợp pháp hóa lãnh theo đúng quy định và thực hiện thủ tục hợp thức hóa tại cơ quan có thẩm hợp pháp hóa lãnh sự của Việt Nam.

Giấy tờ, tài liệu sau khi đã được hợp pháp hóa lãnh sự, đương đơn thực hiện dịch thuật công chứng ra tiếng Việt và sử dụng tại Việt Nam.

Nộp hồ sơ Chứng nhận lãnh sự/ Hợp pháp hóa lãnh sự ở đâu?

Như đã đề cập ở trên, hồ sơ Chứng nhận/ Hợp pháp hóa lãnh sự sẽ được nộp tại các địa chỉ sau:

• Cục lãnh sự tại Hà Nội: số 40 Trần Phú, Điện Bàn, Ba Đình, Hà Nội
• Sở Ngoại vụ TP Hồ Chí Minh: số 184 Bis đường Pasteur, Bến Nghé, Quận 1, TP Hồ Chí Minh

Tại nước ngoài: Cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài, thường là Đại sứ quán/ Tổng lãnh sự quán Việt Nam tại nước ngoài.

Dịch vụ Chứng nhận/ Hợp pháp hóa lãnh sự uy tín tại TP Hồ Chí Minh

Quá trình xin hợp thức hóa lãnh sự giấy tờ, tài liệu Việt Nam/ nước ngoài sẽ đơn giản với người có kinh nghiệm, nắm vững thủ tục và quy định luật pháp Việt Nam. Tuy nhiên, không ít cá nhân vẫn gặp khó khăn khi tự thực hiện thủ tục vì các vấn đề pháp lý phát sinh. 

Đương đơn có thể vừa tốn “thời gian - công sức và tiền bạc” mà vẫn không chắc chắn thành công. Do đó, để hạn chế tối đa sai sót và gỡ rối mọi vấn đề, bạn hoàn toàn có thể nhờ đến sự trợ giúp của đội ngũ tư vấn pháp lý hơn 16 năm kinh nghiệm tại Nhị Gia. 

Dịch vụ chứng nhận hợp pháp hóa lãnh sự

Nhị Gia cung cấp gói dịch vụ Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự tất cả các giấy tờ Việt Nam và nước ngoài.

Thông tin liên hệ tư vấn - đăng ký dịch vụ:

• Hotline: 1900 6654 - 0906 736 788 (zalo, viber, whatsapp)
• Email: info@nhigia.vn
• Địa chỉ: 186-188 Nguyễn Duy, phường 09, quận 08, TP Hồ Chí Minh