Hướng dẫn chi tiết thủ tục Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Mỹ

Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Mỹ là gì? Các loại giấy tờ thường được hợp pháp hóa lãnh sự? Và quy trình thực hiện thủ tục đề nghị hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ như thế nào? Cùng theo dõi hướng dẫn chi tiết thủ tục Hợp pháp hóa lãnh chứng nhận lãnh sự Mỹ được tổng hợp và chia sẻ bởi Nhị Gia ngay dưới đây:

Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Mỹ là gì?

Hợp pháp hóa lãnh sự chứng nhận lãnh sự Mỹ là thủ tục bắt buộc trong quá trình hợp pháp hóa giấy tờ/tài liệu được cấp tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ. Hoặc hợp thức hóa giấy tờ được cấp tại Mỹ sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Đối với giấy tờ/tài liệu được cấp tại Việt Nam sử dụng tại Mỹ

• Chứng nhận lãnh sự (CNLS) tại cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam, chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu đóng trên giấy tờ do Việt Nam cấp;
• Và hợp pháp hóa lãnh sự (HPHLS) bởi cơ quan có thẩm quyền của Mỹ chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu chứng nhận lãnh sự được thực hiện ở trên. Sau đó sử dụng hợp pháp tại Mỹ.

Đối với giấy tờ/tài liệu được cấp tại Mỹ sử dụng tại Việt Nam

• Chứng nhận lãnh sự là bước đầu tiên, giấy tờ sẽ do cơ quan có thẩm quyền của Mỹ chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu đóng;
• Và thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự do cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam chứng thực chữ ký, chức danh của người ký và con dấu chứng nhận lãnh sự được thực hiện ở trên và sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Như vậy, 

• Chứng nhận lãnh sự thực hiện tại Bộ phận lãnh sự của Bộ Ngoại giao/Đại sứ quán hoặc Lãnh sự quán của quốc gia nơi giấy tờ/tài liệu được cấp;
• Hợp pháp hóa là thủ tục thực hiện bởi Đại sứ quán (ĐSQ) hoặc Lãnh sự quán (LSQ) của quốc gia nơi giấy tờ/tài liệu được sử dụng.

Hợp pháp hóa lãnh chứng nhận lãnh sự Mỹ ở đâu?

Khi thực hiện thủ tục HPHLS giấy tờ/tài liệu Mỹ (Hoa Kỳ), đương đơn cần lưu ý:

Giấy tờ/tài liệu do Việt Nam cấp chỉ có thể hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam để sử dụng tại Mỹ;

Giấy tờ/tài liệu do Mỹ cấp theo 2 trường hợp:

• Cấp cho công dân Mỹ có thể được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ hoặc Việt Nam;
• Cấp cho người không phải là công dân Mỹ sẽ được hợp pháp hóa lãnh sự tại Mỹ.

Các giấy tờ/tài liệu thường được Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Mỹ

Giấy tờ thương mại	Giấy tờ cá nhân
Giấy chứng nhận đầu tư, Giấy chứng nhận thành lập doanh nghiệp, Điều lệ công ty, Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, Quyết định bổ nhiệm, Chứng nhận xuất xứ, chất lượng Chứng nhận y tế, Hợp đồng, thỏa thuận, Báo cáo tài chính, Hóa đơn thương mại	Giấy chứng nhận tiêm chủng, Giấy khai sinh, Giấy đăng ký kết hôn, Giấy chứng tử, Giấy Ly hôn, chứng nhận độc thân; Bằng cấp, chứng chỉ, bảng điểm, Lý lịch tư pháp, Giấy khám sức khỏe, Xác nhận kinh nghiệm, Giấy ủy quyền, Quyết định của Tòa án

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Mỹ

Bước 1: Dịch thuật công chứng sang tiếng Anh

Đương đơn chuẩn bị giấy tờ, văn bản đề nghị Hợp pháp hóa lãnh sự Dịch thuật và công chứng sang tiếng Anh. Thủ tục thực hiện tại văn phòng công chứng nhà nước hoặc Sở tư pháp.

Lưu ý: Đối với giấy tờ khi thực hiện công chứng ở văn phòng công chứng. Chữ ký của công chứng viên và Con dấu chính thức phải được đăng ký tại Bộ Ngoại giao Việt Nam.

Bước 2: Xin tem chứng nhận của Bộ Ngoại giao Việt Nam

Hồ sơ cần chuẩn bị, bao gồm:

1. Tờ khai chứng nhận/hợp pháp hóa lãnh sự - Mẫu số LS/HPH-2012/TK;
2. Bản gốc + 01 bản photo giấy tờ cần chứng nhận lãnh sự;
3. Bản gốc + 01 bản photo bản dịch thuật công chứng;
4. Bản chính giấy tờ tùy thân: Chứng minh nhân dân/Căn cước công dân, hộ chiếu hoặc giấy tờ có giá trị thay thế hộ chiếu.

Trường hợp nộp và nhận hồ sơ qua đường bưu điện:

• 01 bản chụp giấy tờ tùy thân;
• 01 phong bì có ghi rõ địa chỉ nhận (gửi và yêu cầu trả kết quả qua đường bưu điện).

Địa chỉ nộp hồ sơ đề nghị chứng nhận lãnh sự:

1. Cục lãnh sự Hà Nội: 40 Trần Phú, Quận Ba Đình, Hà Nội
2. Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh: 184 Bis Pasteur, Quận 1, thành phố Hồ Chí Minh

Phí chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao: 30.000 đồng/tem.

Thời gian chứng nhận lãnh sự:

• 01 ngày: Nếu tài liệu dưới 10 trang;
• 05 ngày - 7 ngày: Nếu tài liệu trên 10 trang;
• Thời gian lâu hơn nếu cần xác minh thông tin;

Bước 3: Xin hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ

Sau đó, thực hiện Hợp pháp hóa tại Đại sứ quán Hoa Kỳ tại Hà Nội. Hoặc Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ tại thành phố Hồ Chí Minh.

Địa chỉ nộp hồ sơ:

1. Đại sứ quán Mỹ tại Hà Nội: Số 7 Láng Hạ, Đống Đa.
2. Tổng lãnh sự quán Mỹ tại TP Hồ Chí Minh: Số 4 Lê Duẩn, Quận 1.

Quy trình thực hiện:

Đặt lịch hẹn online theo mẫu đơn trực tuyến TẠI ĐÂY. Thực hiện theo thứ tự các bước: 

1. Chọn VietNam (trong trường Consulate/Embassy Country) -> chọn Hanoi/Ho Chi Minh City (trong trường Consulate/Embassy City). 
2. Tiếp tục chọn Make appointment ->  Request notarial and other services listed above. 
3. Sau đó chọn lịch hẹn theo theo thời gian trống.

Sau khi có xác nhận lịch hẹn, đương đơn cần in trang xác nhận lịch hẹn tới Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ. Hồ sơ cần chuẩn bị, bao gồm:

1. Bản gốc giấy tờ/tài liệu đã được Bộ Ngoại giao chứng thực;
2. Bản gốc giấy tờ tùy thân (có dán ảnh theo quy định);
3. Thời gian thực hiện hợp pháp hóa lãnh sự tại Đại sứ quán/Tổng lãnh sự quán Hoa Kỳ sau khi được tiếp nhận hồ sơ là 30 phút - 1 tiếng (đối với hồ sơ đúng và đủ).

Lưu ý: Trong trường hợp khách hàng cần đặt lịch hẹn khẩn, cần thực hiện đặt một cuộc hẹn trực tuyến như bình thường. Sau đó hoàn thành mẫu đơn yêu cầu xin lịch hẹn khẩn và giải trình lý do. 

Quý khách hàng cần được tư vấn, hãy gọi cho Nhị Gia theo hotline/zalo/viber/whatsapp +84 0906 736 788. Nếu cần sử dụng dịch vụ, Nhị Gia hỗ trợ cung cấp các gói dịch vụ theo nhu cầu:

• Dịch thuật công chứng;
• Chứng nhận lãnh sự của Bộ Ngoại giao;
• Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ.

Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ sử dụng tại Việt Nam

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ tại Mỹ

Quy trình thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ/tài liệu của Mỹ sử dụng tại Việt Nam:

Bước 1: Công chứng/chứng thực tài liệu

Thực hiện công chứng giấy tờ/tài liệu cấp tại Mỹ tại Văn phòng công chứng. Trên giấy công chứng phải ghi rõ “true certified copy”. 

1. Công chứng viên công chứng giấy tờ được cấp phép hành nghề thông qua quận: Xin xác nhận của lục sự tòa (court clerk) tại quận. Và  xác nhận của Văn phòng Đổng Lý tiểu bang (Secretary of State – State level) nơi công chứng giấy tờ;
2. Công chứng viên công chứng giấy tờ của bạn được cấp phép hành nghề thông qua Tiểu bang: Mang tài liệu đó đến Văn phòng đổng lý tiểu bang (Secretary of State – State level) nơi công chứng giấy tờ. 

Bước 2: Chứng nhận lãnh sự Mỹ

Hồ sơ cần chuẩn bị, bao gồm:

1. Tờ khai yêu cầu chứng nhận lãnh sự - Mẫu DS-4194;
2. Bản gốc giấy tờ/tài liệu cần CNLS đã được công chứng và chứng thực (theo bước 1);
3. 01 bao thư có dán tem và trả phí chuyển phát (ghi rõ thông tin, địa chỉ nhận kết quả). 

Địa chỉ nộp hồ sơ:

Văn phòng công chứng (Office of Authentication) Bộ ngoại giao của Mỹ. Cụ thể:

• Office of Authentications, U.S. Department of State;
• CA/PPT/S/TO/AUT;
• 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206, Sterling, VA  20166-1206.

Bước 3: Hợp pháp Hóa lãnh sự tại ĐSQ/LSQ Việt Nam tại Mỹ

Hồ sơ đề nghị Hợp pháp Hóa lãnh sự, bao gồm:

1. Tờ khai đề nghị hợp pháp hóa, chứng nhận giấy tờ - Mẫu số LS/HPH-2012/TK;
2. Giấy tờ/tài liệu cần sử dụng tại Việt Nam (đã được chứng thực và chứng nhận theo bước 1,2);
3. 01 bao thư có dán tem và trả phí chuyển phát (ghi rõ thông tin, địa chỉ nhận kết quả). 

Địa chỉ nộp hồ sơ: 

1. Phòng Lãnh sự, Đại sứ quán Việt Nam tại Hoa Kỳ: 1233 20th St NW, Ste 400, Washington, DC 20036;
2. Bộ phận Hợp pháp hóa của Tổng Lãnh sự quán Việt Nam tại Hoa Kỳ: 1700 California Street, Suite 580, San Francisco, CA 94109.

Cuối cùng, khách hàng thực hiện dịch thuật công chứng giấy tờ trên sang tiếng Việt để sử dụng tại Việt Nam. Liên hệ 1900 6654 - 0906 746 788 để được hỗ trợ nếu gặp vấn đề hoặc vướng mắc trong quá trình thực hiện.

Hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Mỹ tại Việt Nam

Dưới đây, Nhị Gia hướng dẫn cụ thể quy trình chỉ áp dụng đối với giấy tờ cấp cho công dân Mỹ hợp pháp hóa lãnh sự tại Việt Nam:

Bước 1: Tuyên thệ tại ĐSQ/TLSQ Hoa Kỳ tại Việt Nam

1. Tiến hành đặt lịch hẹn online như hướng dẫn ở trên (bước 3 – Thủ tục hợp pháp hóa lãnh sự giấy tờ Việt Nam sử dụng tại Mỹ). 
2. Đương đơn mang hồ sơ nộp trực tiếp (không ủy quyền) ĐSQ/LSQ Hoa Kỳ để tuyên thệ để được cấp tem tuyên thệ.

Bước 2: Hợp pháp hóa lãnh sự Bộ Ngoại giao Việt Nam

1. Tiếp tục nộp hồ sơ tại Cục lãnh sự Hà Nội hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh để được dán tem hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định.
2. Thực hiện dịch thuật công chứng giấy tờ đã hợp pháp hóa sang tiếng Anh để sử dụng hợp pháp tại Việt Nam.

Trong trường hợp khách hàng đang có giấy tờ Mỹ cần sử dụng tại Việt Nam. Nhị Gia hoàn toàn có thể hỗ trợ bạn thực hiện thủ tục để tiết kiệm chi phí và thời gian đi lại. GỌI NGAY 1900 6654 - 0906 736 788 để đăng ký dịch vụ theo yêu cầu.

Dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ nhanh chóng - chất lượng tại Nhị Gia

Trên đây là hướng dẫn chi tiết thủ tục Hợp pháp hóa lãnh sự Mỹ. Nhị Gia tin rằng, với hướng dẫn chi tiết này sẽ giúp khách hàng thực hiện thủ tục HPH/CNLS dễ dàng hơn.

Tuy nhiên, Hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự Mỹ là thủ tục hành chính liên quan tới luật pháp của 2 quốc gia. Do đó, thủ tục hồ sơ và quy trình thực hiện khá phức tạp. Khách hàng sẽ tốn không ít chi phí, công sức và thời gian di chuyển nhiều cơ quan hành chính.

Vì thế, để giảm thiểu rủi ro hồ sơ không được duyệt do thiếu giấy tờ hoặc không hợp lệ. Quý khách hàng có thể lựa chọn giải pháp sử dụng dịch vụ Hợp pháp hóa lãnh sự tại Nhị Gia.

Với hơn 20 năm kinh nghiệm, Nhị Gia - đơn vị và lựa chọn hàng đầu cho khách hàng trong và ngoài nước về thủ tục pháp lý tại Việt Nam. Liên hệ ngay theo thông tin dưới đây để được hỗ trợ trực tiếp ngay bây giờ!

Thông tin Công ty TNHH Thương Mại và Dịch vụ Nhị Gia:

• Trụ sở chính: 186 - 188 Nguyễn Duy, Phường 09, Quận 08, TP Hồ Chí Minh.
• Văn phòng tại Hà Nội: Số 643A Phạm Văn Đồng, Bắc Từ Liêm.
• Văn phòng tại Mỹ: 4200 S OTHELLO St. Suite 124. Seattle, WA 98118.
• Hotline: 1900 6654 hoặc 0906 736 788
• Email: info@nhigia.vn
• Website: https://nhigia.vn