Hợp pháp hóa lãnh sự là thủ tục hành chính để xác thực giá trị của văn bản nước ngoài và kiểm tra tính xác thực của chữ ký trên văn bản. Tuy nhiên không phải giấy tờ nước ngoài nào cũng cần phải hợp pháp hóa lãnh sự. Để tiết kiệm thời gian và chi phí, trước khi thực hiện thủ tục cần kiểm tra các trường hợp và giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự.
Tóm tắt nội dung
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là gì?
Miễn hợp pháp hóa lãnh sự là việc các loại tài liệu, giấy tờ của nước ngoài khi sử dụng ở Việt Nam không cần phải xác thực giá trị cũng như chữ ký thể hiện trên đó. Tuy nhiên, việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự còn tùy thuộc vào tùy loại giấy tờ, thủ tục. Cũng như quốc gia theo thỏa hiệp, hiệp định, quy định của Việt Nam với các nước.
Và việc miễn hợp pháp hóa lãnh sự được áp dụng dựa trên các quy định về hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự trong các văn bản sau:
- Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
- Thông tư số 01/2012/TT-BNG của Bộ Ngoại giao: Hướng dẫn thực hiện một số quy định của Nghị định số 111/2011/NĐ-CP ngày 5/12/2011 của Chính phủ về chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự.
Các tài liệu, giấy tờ được miễn hợp pháp hóa lãnh sự
Chính phủ Việt Nam quy định rõ tại Điều 9 Nghị định số 111/2011/NĐ-CP về các loại giấy tờ miễn hợp pháp hóa lãnh sự, gồm:
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo điều ước quốc tế mà Việt Nam và nước ngoài liên quan đều là thành viên, hoặc theo nguyên tắc có đi có lại.
- Giấy tờ, tài liệu được chuyển giao trực tiếp hoặc qua đường ngoại giao giữa cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam và cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài.
- Giấy tờ, tài liệu được miễn chứng nhận lãnh sự, hợp pháp hóa lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.
- Giấy tờ, tài liệu mà cơ quan tiếp nhận của Việt Nam hoặc của nước ngoài không yêu cầu phải hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự phù hợp với quy định pháp luật tương ứng của Việt Nam hoặc của nước ngoài.
Danh sách các nước được miễn hợp pháp hóa, chứng nhận lãnh sự
Dưới đây là danh sách 30 quốc gia được miễn hợp pháp hóa chứng nhận lãnh sự theo cập nhật mới nhất từ Bộ Ngoại giao Việt Nam (cập nhật mới nhất tháng 10/2019). Tuy nhiên, quy định miễn hợp pháp hóa lãnh sự được áp dụng cho một số loại giấy tờ nhất định cho từng quốc gia. Cụ thể như sau:
| STT | Tên nước | Loại giấy tờ | Cơ quan cấp | Hướng dẫn áp dụng |
| 1 | Afghanistan | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự |
| 2 | Algeria | Các giấy tờ, tài liệu dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự | Các cơ quan có thẩm quyền của hai bên | Chỉ miễn hợp pháp hóa lãnh sự và chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp và chuyển qua các cơ quan trung ương theo hiệp định |
| Các giấy tờ dân sự, thương mại có chữ ký và con dấu chính thức của Cơ quan có thẩm quyền cấp | Các cơ quan có thẩm quyền | |||
| 3 | Ba Lan | Các loại giấy tờ lao động, dân sự, gia đình, hình sự được cơ quan có thẩm quyền lập, chứng thực | Các cơ quan có thẩm quyền của hai bên | Chỉ miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo hiệp định |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự | ||
| 4 | Bulgaria | Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 5 | Belarus | Các loại giấy tờ dân sự (thương mại), gia đình, lao động, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 6 | Campuchia | Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Campuchia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự |
| Các giấy tờ, tài liệu công dùng cho mục đích tương trợ tư pháp về dân sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định. | ||
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự | ||
| 7 | Kazakhstan | Bản án, quyết định của Tòa án, hoặc trích lục bản án, quyết định của Tòa án hoặc các tài liệu cần thiết khác có liên quan đến hộ tịch của công dân bên ký kết | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền | Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, tài liệu chuyển giao qua kênh liên lạc theo quy định |
| 8 | Cuba | Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự, lao động | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 9 | Triều Tiên | Giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp dân sự và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Chỉ miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp. |
| 10 | Đài Loan | Các loại giấy tờ dân sự, thương mại, hôn nhân, gia đình và lao động có chữ ký và con dấu chính thức của Cơ quan có thẩm quyền cấp | Các cơ quan có thẩm quyền của hai bên | Chỉ miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo thỏa thuận |
| 11 | Đan Mạch | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự |
| 12 | Hà Lan | Giấy tờ, tài liệu của Việt Nam đã được chứng nhận lãnh sự tại Bộ Ngoại giao Việt Nam | Cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự đối với giấy tờ của Việt Nam |
| 13 | Hungary | Các giấy tờ công do cơ quan của một Bên ký kết ban hành hoặc giấy tờ tư có công chứng/chứng thực như chứng nhận đăng ký, chữ ký hoặc nhận dạng | Các cơ quan có thẩm quyền của hai bên | Chỉ miễn Hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự giấy tờ được chuyển giao qua các kênh liên lạc theo theo quy định |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự | ||
| 14 | Iraq | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |
| 15 | Ý | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai nước | |
| 16 | Lào | Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Lào tại khu vực biên giới | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự | ||
| 17 | Mông Cổ | Các loại giấy tờ dân sự, hôn nhân gia đình, hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 18 | Nga | Các loại giấy tờ do cơ quan tư pháp lập hoặc chứng thực (gồm cả bản dịch, trích lục đã được chứng thực) | Cơ quan Tư pháp của hai bên | |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 19 | Nhật Bản | Các loại giấy tờ hộ tịch | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | |
| 20 | Nicaragua | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |
| 21 | Úc | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |
| 22 | Pháp | Bản án, quyết định công nhận/thi hành án dân sự, các giấy tờ hộ tịch, giấy tờ dân sự dùng cho việc kết hôn, nuôi con nuôi, nhận cha, mẹ, con | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | |
| Giấy tờ dùng cho việc nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền lập và chuyển qua các cơ quan Trung ương | |||
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự (phải được chứng nhận lãnh sự nếu phía bên kia yêu cầu) | ||
| 23 | Rumani | Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự |
| 24 | Cộng hòa Séc | Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 25 | Tây Ban Nha | Các giấy tờ, tài liệu về hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự khi chuyển giao thông qua các Cơ quan trung ương |
| 26 | Thụy Sỹ | Giấy tờ dùng vào việc cho nhận nuôi con nuôi | Cơ quan có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự |
| 27 | Trung Quốc | Các loại giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình và lao động) và hình sự | Tòa án hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên lập hoặc xác nhận, ký và đóng dấu chính thức | Miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự giấy tờ dùng cho mục đích tương trợ tư pháp theo hiệp định tương trợ tư pháp năm 1998 |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự | ||
| Giấy tờ sử dụng để đăng ký khai sinh, giải quyết các việc kết hôn, nhận cha, mẹ, con có yếu tố nước ngoài, khai tử cho người nước ngoài cư trú ổn định tại khu vực biên giới | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Trung Quốc tại khu vực biên giới | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự | ||
| 28 | Ukraina | Các giấy tờ dân sự (thương mại, hôn nhân gia đình, lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Được miễn hợp pháp hóa lãnh sự, chứng nhận lãnh sự |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 29 | Slovakia | Các loại giấy tờ dân sự (bao gồm các việc về gia đình và lao động) và hình sự | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | |
| Các giấy tờ thuộc thẩm quyền của viên chức lãnh sự | Cơ quan đại diện của nước này tại nước kia | |||
| 30 | Indonesia | Các tài liệu, hồ sơ dùng trong mục đích tương trợ tư pháp về hình sự, trừ trường hợp đặc biệt khi Bên được yêu cầu đề nghị rằng các hồ sơ hoặc tài liệu phải được chứng thực | Cơ quan nhà nước có thẩm quyền của hai bên | Chỉ áp dụng đối với giấy tờ, hồ sơ được chuyển giao theo Hiệp định |
Lưu ý: Đối với giấy tờ như bằng cấp, chứng chỉ, lý lịch tư pháp và các giấy tờ liên quan khác do cơ quan công chứng của Trung Quốc hoặc cơ quan có thẩm quyền khác (bao gồm Hồng Kông, Ma Cao) chứng nhận. Sau đó được Vụ Lãnh sự Bộ Ngoại giao Trung Quốc (hoặc cơ quan ngoại vụ địa phương Trung Quốc được ủy quyền) chứng thực thì phải hợp pháp hóa lãnh sự tại Cơ quan đại diện Việt Nam tại Trung Quốc (Căn cứ theo nội dung công hàm trao đổi giữa Cục Lãnh sự và Đại sứ quán Trung Quốc tại Việt Nam).
Trên đây là danh sách các loại giấy tờ và 30 nước miễn hợp pháp hóa lãnh sự. Trường hợp giấy tờ của người nước ngoài cần cần hợp pháp hóa lãnh sự, Quý khách vui lòng liên hệ với Công ty Nhị Gia qua hotline 1900 6654. Đội ngũ chuyên viên sẽ hỗ trợ tư vấn miễn phí và nhận báo giá dịch vụ hợp pháp hóa lãnh sự.
